第二节 专注于最重要的事

保持对最重要的事的专注是80/20法则实施的重点。Www.Pinwenba.Com 吧这种专注要求人们从日常琐事中挣脱出来，而对重要的事投以最大的兴趣，使工作程序更有重点、更有针对性，更易取得最大成效。

挣脱日常琐事的束缚

日常琐事的纠缠往往耗费了人们大量的精力和时间，使人难以专注于最重要的事。为了让自己的注意力毫无障碍地直接投注到最重要的事上，华为人认为首先让自己从日常琐事中挣脱出来，这样才能开始有重点地工作。

花时间掌握常用工具的使用方法

有些工具的使用频率很高，如果不能掌握使用方法，那么，每次使用时都不得不耗费很多时间或在使用前请求他人帮助。为什么不投入一点时间掌握使用方法呢？通过阅读工具使用指南，或是由专人传授方法，来掌握工具使用技巧，日后就不会再为这样的问题而耗费精力和时间了。

李刚（化名）因不熟悉客户服务软件，每天都要花费几个小时逐条确认客户的货品接受状况，每次确认工作结束时，他已经累得筋疲力尽，而其他同事却只要几分钟即可完成这项任务。于是，他向同事们请教了软件使用的方法和技巧。很快，他就熟练掌握了软件的使用方法，再也不用花费大量时间来纠缠于这类琐碎的事情了。

直接去除没有价值或无意义的活动

列出和分析自己从工作开始到结束这段时间内的所有活动，其中只有20%的工作最有价值、最有意义。因此，还需要另外的活动吗？可以除去其余的活动致力于最有回报的活动吗？如果需要，要敢于说“不”；如果发现某些活动属于产生20%价值的80%活动，不妨直接将之去除。

把不常用物品加以整理或扔掉

办公室里堆放了大量物品，其实，仅有一小部分物品是被经常使用，而大部分物品的使用频率很低。华为时间管理培训指出：那些应对特定情况才需要的物品往往属于使用频率极低的物品，应将其整理起来或直接扔掉。

将日常琐事交由专人处理

如果觉得某些工作浪费了自己很多时间，可以将这部分工作委托给专门人员来处理。比如，对于管理者，清洁卫生、文档输入、撰写文稿、预约、发布公告等较为浪费时间的事项，不必亲历亲为，可交由专人打理。

对重要的事投入兴趣

在华为时间管理培训课上，培训师曾讲过这样一个故事：

培训师在桌上放了一个玻璃罐，然后将一袋石子放进罐子里，他问：“这个罐子装满了吗？”参训员工们异口同声地回答：“满了。”“真的吗？”培训师接着向罐子里倒进一袋沙子，再问参训员工：“这个罐子装满了吗？”参训员工犹疑地答道：“可能没满。”最后，培训师拿出一大瓶水，倒进看起来已经被石子、沙子填满的罐子里，然后问参训员工：“我们能从这个实验里得出什么？”一位参训员工站起来颇为自信地回答说：“无论我们的工作日程安排得多满，总是可以挤出一些时间来做更多的事。”培训师点了点头，微笑着说道：“答得不错，但我想说的是，如果你不先将大石子放进罐子里，也许以后就没机会放进去了。”

这位培训师告诉员工们：一个人要想敏捷而有效率地工作，必须善于安排工作的次序，分配工作要点，这样才能将注意力移转到重要事务上，对重要的事投入兴趣。那么，如何让自己最先关注并最先着手最重要的事情呢？

克服“短期成就感”

要事所产生的成效不易在短时间内显现，故而很多人将精力投入紧急的事务中以获得见效最快的成就感，但是他们却忽视了要事对于长期目标的影响。所以，要想让自己的注意力投放到重要的事上，一定要先克服“短期成就感”。执行任务前，判断各项工作任务完成后将产生的影响，继而对影响力最大、价值最高的工作任务投入更多兴趣和精力。

将个人“要事”上升为组织“要事”

有时，自己的“要事”没有被第一位完成，因为我们始终在忙别人的“要事”，而忽略了自己的本职工作。因此，应当把自己的“要事”上升为组织的“要事”，这样我们才能真正做到“要事第一”。但是，如何避免自己处理“要事”的时间被预订呢？

勇于并敢于拒绝琐碎的非重要事项，为重要事项的处理创造更多时间。

将重要的事进行计划、公布，讲出自己的想法，从而让其成为组织的要事，以利于调动更多的资源。

抱持强烈的目的性和持久的忍耐力

如果我们所做的重要的事不是紧急的，那么极易面对各种紧急情况的冲击。面对紧急事件的干扰，我们必须抱有强烈的目的性和持久的忍耐力，保证自己能专注地完成目标。

提醒自己的专注力

根据华为基本法，华为专注于电信制造业。这一战略被任正非称为“集中优势兵力打歼灭战”。而在日常工作中，员工们全天精力充沛，集中精力最重要的事、快速而高效地完成任务——这种华为人司空见惯的专注状态可谓是“集中优势兵力打歼灭战”的具体化。那么，他们每天如何提醒自己专注的呢？一位行政人员为我们揭开了华为专注力幕帷的一角。

设制目标牌

如果对自己需要完成什么工作都不知道，这种困扰会严重影响专注程度。所以，在开始工作前，员工们要先弄清工作的重点环节在哪里，明确自己的目标。这种目标明确法会避免部分工作因方向不正确而导致的返工。

弄清任务要求

为大堆的零碎任务理出头绪、分清顺序，以免过多的环节使人难以全神贯注。所以，在执行任务之前，要弄清需要达成的指标和要求，例如，任务的质量要求以及执行过程中可能受到的限制。如果你是一位程序员，那么你必须搞清所写代码的注释语句密度标准、需要调用的函数以及程序的灵活性要求等。如果在任务开始时未弄清任务要求，会引起无规则行事的混乱局面，使自己在任务执行过程中一再重新确定任务要求而不停返工，工作流程因而无法持续进行，这些工作中的中断自然使人无法专注。

设定时限

为自己确定完成任务的时限，使自己忘记琐碎的小事并加快工作速度。例如，规定自己一小时之内必须完成一个程序的编写，这样一来，自己在执行过程中会尽量避免自己采用复杂的代码，而使整个程序保持简洁清爽的面目并提高编写效率。但有时过于紧凑的时间安排也会使人因焦虑而难以专注，所以可以考虑在以下情况下为自己设定时限。

任务时间有限：如果需要完成一个可能花费几周时间的工作，就该为任务划分成块，分别设定时限，这样才能保证在短时间内完成任务的重要部分。

任务容易扩展伸延：如果任务很容易延伸扩展出其他要求并不断产生子任务，设定时限则可以使我们专注于最关键的部分，更好地控制进度。

避免拖延和耽搁：如果担心自己的困怠心理会耽误任务进度，那么，设定时限就等于帮自己安排了一位监督员。

保持耐心

如果需要保持心思专注，可以将工作时间以90～120分钟为界分割成段。这个分段的长短因人而异，需要根据自身特点进行设计。时间过短，会使人浪费过多时间来调节自己进入工作状态，反之，工作时间太长，又会降低效率并分散注意力。