第三节 制定计划

一个决策制定出来以后，要通过具体的行动计划来贯彻和实施。Www.Pinwenba.Com 吧因此，制定计划是实施决策的重要环节和制度保障。

制定计划的益处

制定计划能够帮助我们做到以下几点：

（1）明确行动目标；

（2）明确前进的方向；

（3）看清前进的道路；

（4）衡量自身的进步；

（5）弄清楚阻碍我们前进的障碍物。

（6）决心做出改进；

（7）明确如何进行改进以及何时进行改进；

（8）激励我们为了实现目标而不懈努力。

制定计划的基本步骤

制定一份计划需要通过以下一系列的步骤：

1.确定你希望实现哪些目标。

闭上眼睛想象，用清晰而完善的语言描述自己处于理想境遇的情形，然后写在纸上。

2.面对现实，考虑自己目前所处的境遇。回答下面几个问题：

（1）目前发生了什么事情？

（2）谁在左右局势？

（3）这些问题在什么时候发生？

（4）我现在处于什么位置？我为什么会处于这种境遇当中？

（5）目前的事情应该怎样解决？

3.衡量你目前的境遇与你所希望达到的理想境遇之间存在多大的差距。

4.弄清楚任何可能阻碍你成功的绊脚石。参考下面的方法，对你在前进途中遇到的障碍进行分类：

（1）第一种：你完全可以控制并处理的困难；

（2）第二种：你能够部分处理，在其他人的帮助下可以完全解决的困难；

（3）第三种：你无法控制，并且完全不可能解决的困难。

5.衡量你实现成功的可能性。只要你所面临的困难属于前面两种，通过努力你很可能就会取得成功。但是，如果你面临第三种困难，你很可能会失败或者只能获得部分成功。在这种情况下，你应该面对现实，修改自己的目标或者考虑放弃原来的计划。

需要注意的问题

1.寻求其他人的帮助，解决第二种困难，不要只是自己一个人闷头苦干。

2.明确你在实现目标过程中的每一个里程碑，将它们按照可能发生的顺序一一标明，做到心里有数。想清楚并逐一列出实现目标所需要的各个步骤。明确各项主要任务及次要任务完成的时间期限。将为了实现目标而需要采取的关键举措按照从主要到次要的顺序排列。

3.将你的计划写成文件。你可以采取多种多样的形式，比如计划图表或者行动平面图等。

4.从实现目标的第一个步骤开始动手，在取得成就后对自己进行奖励。

5.和其他与你有过相同经历的人们一起检查你的计划。对你的计划进行监控，确保自己能够按期到达每一项里程碑，为实现最终目标而打下基础。

小资料：老总赠言

·为了成功，您学到了哪些基本的东西？

我必须学会培养和传达一种一以贯之的愿景目标，因此，我必须对业务的发展方向有极为清醒的认识。

我还懂得了培养耐心，并不是每个人都能保持思维和步调一致的。在潦倒失落的日子里，我开始怀疑自己决策的正确性，但是我已学会了不要让这种怀疑左右我的思路。

——马克斯·斯宾塞公司前任首席执行官兼董事长理查德·格林伯里爵士

练习：提高执行力练习

下面向你介绍几种关于执行力的有效训练。坚持下去，持之以恒，你的执行力定会得到很大程度的提高。

1.找出轻重缓急

首先，让我们确认一下哪些事有助于我们的职业发展，哪些事纯属浪费时间。这个练习分为三步。

第一步是列出你在下一周可能做的所有事情（假定这是很典型的一周）。这其中包括你经常做的事情，例如文案工作、会议、报告等，以及在你的日志和行动计划中所提及的事务，同时还有一些你有空才能去做的事情。这些事情可能会是与有影响力的大人物进行接触、签署一份培训计划或撰写一份战略开发计划等。无论这些事看上去多么令人生畏，或者旷日持久，你一定要确认已陈列了你认为值得一做的所有事情。别担心自己如何判断：假如这些事发生在你身上，那么就要把它们添加在清单中。

第二步是判断阶段。准备好一张纸，用两条线把它分为四大部分，如下面的“职业优先选择矩阵图”中所示。现在把你清单中的所有事情放入这个构建好的矩阵中，你需要对每一件事进行两种评估。

首先要问一下：这件事必须在下周完成吗？如果是绝对必需的，那么就把它放到最右边。如果把它推迟而不会有任何问题，那么就把它放到最左边。在其中间，从左到右严格按照你对事件紧急程度的判断进行排列。

第二种评估是：这些事情对你的职业生涯有多大帮助？它们会在多大程度上帮助你迈向董事会？把真正有利于职业的选项放在最上端，把那些对你的职业生涯毫无作用的事情放到最底端。然后，对处于两端之间的事情再次进行判断，依照重要性的大小，把它们从上到下依次排列。

职业优先选择矩阵的四个象限：

·第一象限：紧急、并且有助于职业生涯发展的事情。

·第二象限：有助于职业生涯发展、但不必在下周完成的事情。

·第三象限：不必认真去做的事情，这些事情不一定非做不可，而且它们对你的职业生涯帮助有限。

·第四象限：一些看似紧急、必须在下周完成，但实际上对职业生涯发展帮助不大的事情。

第三步是这个练习的最后阶段，要拟订一套个人行动计划。这需要更多的篇幅，因为这种计划必须诉诸文字！对每一个象限都需进行单独思考。

【分析】

很显然，有助于职业生涯发展／紧急的事务（第一象限）必须列入清单。如果你还想做其他事情但没有更多时间，那么，你所做的一切，便是依照你的意愿进行自我开发和职业生涯发展。然而，如果这个星期还有多余的时间（或者说，如果没有其他有助于职业生涯发展的紧急事务），那么在日志中必定仍然有需要完成的工作，而我们就必须考虑其他象限中的事务清单。

真正的挑战在于如何处理那些能为职业生涯带来增值效应、但却不是很紧急的那些事务（第二象限）。这都是一些让人内疚的事情，因为我们明明知道应该完成这些事，但还是把它们耽搁下来。现在是该好好把握的时候了！必须用某种方法为它们排序，因此，要在完成方式和完成时间上作出决定。这些事务或许过于宏观，令人望而生畏。在这种情况下，可采用下一种练习，把它们拆分为可操作的各种元素。如果问题在于这些事已被耽搁了太久，那么就应把它们写入计划，这样可以让你清楚地看到自己将做些什么，应当何时去做——然后专心致志地做好这些事。

这也许会给我们留下一连串对职业生涯没有任何益处、但是又不得不完成的事务，这颇令人难堪（第四象限）。通常而言，这些事情占据了我们大部分的工作。而这种事情不太用得着创新精神。我们是否可以对这些任务进行简化，使之更有效率？我们是否已同意将这些任务安排在合适的时间完成？我们是否在蒙骗自己说这些任务必须完成？一个任务是否可以委托给他人，使我们为自己赢得充裕的时间？我们可以采用另一种有利于自己职业生涯发展的方式完成这些任务吗？这些问题就像充斥于我们电脑内存的无数杂乱无章的文件，需要有人对这些文件进行删除或者压缩处理，以释放更多的空间。

最后，第三象限中的一切事情都不要做。

2.关于积极性的测试

第一步是将你在本职工作方面所有能做的一切列成清单，其中，某些活动有待进行，因为实际上这张表格所列之事，并非表明你已完成（尽管这些东西确应记录下来），而是指可能在你力所能及范围之内。以下就是这样一张列表（你的列表可能更长一些）：

·进行演讲活动；

·草拟各种预算；

·将产品推销给客户；

·参加会议；

·承担员工评估工作；

·对求职者进行面试；

·撰写报告；

·制作广告宣传品；

·用计算机电子数据表进行工作；

·培训其他员工；

·拜访客户，就产品方面的问题进行磋商；

·设计新产品；

·查验每月的收益。

第三步是对坐标中所显示的业务工作进行评估。基本上讲，我们的目标是实现第一象限中的生活。其中包括：制订一个计划，着手实施第三象限中的各个项目，放弃第二象限中的各个项目。我们已写入第四象限中的内容没有问题，除非有人想不惜任何代价操纵它们，使这些项目远离我们的预定方向。

我们的例子表明，有人想通过销售与培训，对他人施加影响，但却受到行政管理工作的制约，这种管理工作没有丝毫乐趣。唯一能使我们肾上腺素分泌加剧的工作是准备演讲，这或许是跟老板聊天的一次机会。

现在我们应该回过头来讨论履行诺言的事，接着要研究的是它的有效性。在自然科学中，有效性的定义是：机械的有效能量输出与能量输入之比。对于一部完美的机器而言，所有的能量都被转化为有效能量，但是这样完美的机器，或者完美的人并不存在，总会有一部分能量被浪费，问题在于能量会被浪费多少。

我们在和被访者交谈的过程中值得注意的是：他们都不喜欢浪费时间，这并不是说他们为了公务每分钟都忙得不可开交，要是那样的话，他们不太可能抽出至少两个小时接待我们。但是他们常常全力以赴保证自己的每一天都安排得井井有条，保证自己的工作有的放矢。大致目的是为了躲开那些被人催促再三的紧急事务，那些事会耽搁整个星期而毫无结果，要确保真正重要的事情得到妥善处理，即便这种事情的好处不一定马上表现出来。

3.取得成果

下面这个练习将衡量一下有效性——你有多少时间是真正有效率的？

第一步，是设想一个典型的工作月份，如果可能的话，将你的时间安排明细全部写清。这些事情中有许多将被列入“积极性测验”中的第一、第二象限中，但是也有一些琐碎小事你并不想把它们包括在内，比如说和同事交谈、整理来信和阅读电子邮件等。你的清单应当诚实可信，它只是写给你自己看的。

第二步，是将你的各种活动进行列项，并将它们分行填入活动表中的“活动”栏内。

第三步，首先要估算一下每个月中每项活动所花费的时间，总耗时应当与可利用的总小时数大致相当（如果你一天工作8小时，每周工作5天，那么这个数字大约为160小时。如果不是，那么就要重新设想你的工作月份），将这些时间输入到第二栏中。

现在，要实事求是地判断每一项活动对你的工作业绩的贡献程度如何。这里我们并不关心这些活动是否必要，只注重它们是否有结果。在这个评估中，必定有某些主观因素参与其间，在活动表样本中，某人已经确认：查看电子邮件对于最终业绩的作用只占5％；出席委员会的会议丝毫不起任何作用；而向客户进行演示却是100％有效。对有效率的估算在第三栏中体现出来。

现在，用第三栏乘以第二栏，从每一项工作中找出“相应的”有效时间，将这些时间输入第四栏，然后将这些数字分别添加到第二栏和第四栏中，算出实际总小时数，以及相应的有效小时数。最后，将第四栏的总和除以第二栏的总和，算出有效小时数占总小时数的百分率，计算结果在活动表样本的最下端，显示出此人的工作效率只有29％。更具启发意义的是，它还说明了问题的症结所在。这里的多数时间耗费在查看电子邮件和出席会议这类无所成就的事情上，而主要“业绩”却是由耗时较少的工作——向客户进行演示这一行为来实现的。

第四步，是从这张表中得出结论，并且按这一结论行事。在这个范例中，显而易见，我们在阅读电子邮件上不能花太多的功夫，并且要退出企业的内部委员会，多花些时间为客户进行演示，或许还要添加一些需要优先考虑的重要事务。

某些需要优先考虑的行动确实有助于取得成果，如果本章能够成功地对这些行动进行跟踪研究，那么现在剩下的问题只有一个：你将如何知道自己已经达到目标？我们在这里的最后一个练习便是确认你的“成果”已得到足够精确的界定，使之有意义，并且可以测量。

4.你如何知道自己已达到目标

一切就绪之后，本章将制作一份行动清单，如果这份清单能够兑现的话，那么它可为你的职业生涯助上一臂之力，能使你意气风发，热情高涨，事业有成。但是，这些行动究竟能否实现，还是属于空有一腔美好愿望，却远离现实、概念含混的纸上谈兵？这里最后一个阶段的任务便是将行动清单转化为看得见、摸得着的切实可行的举措。你可以把这些项目写进日志，完成后可以将它们一一勾掉。

这个练习既是一次真实性的测试，也是一次设定截止期限的机会，它非常重要。人们通常需要制作预算、按期出版杂志或者筹备股东大会等活动，这些活动的必要性往往是促使领导采取具体措施的动力。

第一步是写下你已决心实施的各项行动。简要列举如下：

·分析当前的赢利状况；

·进行市场调查；

·分析成本开支；

·逐步取消非营利的生产项目；

·建立新的生产团队；

·修改奖金发放制度；

·重新培训经理人；

·修改预算。

第二步是确定每一项行动的衡量手段或完成标准。例如，“分析当前赢利状况”可能需要撰写一份报告，详细阐明每项产品、每个地区以及每位客户在过去三年中的利润贡献程度，许多行动会有不止一个衡量标准，比如说，“重新培训经理人员”这项行动的结果既可以用受训人数来衡量，也可以按培训评估的完成满意度来打分。

第三步是为每个衡量区域设立目标。

第四步是设定期限。

这里要注意：期限应当少于12个月，除非你正在处理的是公司搬迁，或是私人的学位课程之类的事情。在理想状况下，所有的项目都应该有立即启动的能力。我们在采访中发现一个重要现象：每个人都急于完成手头的任务，这一点毫无疑问，但是总的来说，人们对长期的目标缺乏热忱。

设定较短期限的一个充分理由是：时间总是向新的机遇敞开大门。理想的状况是既有高瞻远瞩的壮志雄心，也有切实可行的短期目标。

你计划中的某些方面是为企业而设计的，需要同事的共同参与；而另一些计划则与你的个人职业发展有关，也许这些计划需要一位导师、伙伴或者上司的参与，但另一些计划则需要你一个人独立完成。

你在本章中已构建的各项行动和时间表组成了你的个人商务计划。重要的在于你现在已经拥有一些行动计划，它们使你振奋，让你觉得真实可行，最重要的是，你的行动始终能取得进展。

5.勇气计划

（1）第一周。

本周，你将关注有勇气的行动，它包括三项活动：

·完成你的勇气日记；

·留心勇敢的行动；

·应对不寻常的事。

【时间安排】

花一两天时间回顾一下过去的英勇之举，然后开始寻找勇敢行动的机会。记录下你的行动以及你是如何应对不寻常的事的。确保留出最后一天用于休息，那天你可以什么也不干，因为你已经完成了这些活动，你应该奖赏自己。

（2）第二周。

本周，你将把精力放在三项树立勇气的行动上：

·学会果断行事；

·饰演角色；

·运用你的幽默。

【时间安排】

花一两天时间排练一遍那些可以让你显得更加果断的话，在剩下的时间内检验一下它们的有效性并且练习饰演角色，记录下你所有勇敢的行动。试着每天炫耀你的幽默感。记住留出一天的时间休息和奖赏自己。

（3）第三周。

本周，你将致力于进一步增强你的勇气，它包括以下几项活动：

·写下你对成功有哪些担心；

·完成你的勇气日志；

·让成功的象征围绕着你。

【时间安排】

花一两天的时间检查一下自己对成功有哪些担忧，以及你是如何应对的。在接下来的几天内完成勇气日志上的内容并获得一些代表你英勇之举的实物象征。记住至少留出一天的时间休息和奖赏自己。