第二节 化繁为简地优化流程

越复杂的事情，越可以用简单的方法去化解。Www.Pinwenba.Com 吧而将化繁为简的工作方法应用于工作流程管理，让工作流程中的各个环节由复杂变为简单，任务完成所需的时间势必大大减少。

去除流程中的冗余环节

2009年，任正非向华为全体员工发出指示：让一线直接决策！他曾经百般周折地将一个庞大的企业集团牢牢地控制在手中，但是，此时，在一线上奔忙的员工却渐渐缺少了当年创业是的激情和敏锐，他发现：企业中设置了过多流程控制点，冗余的环节阻碍了上传下达的流畅性，降低了员工工作效率。

任正非认为：去除流程中的冗余环节，让工作流程的各个环节得到精简，是优化工作程序、提高工作效率的第一步。

发现和去除缺少价值的环节

如果流程中各个环节结束后未创造出预期的价值，那么，流程的执行也就失去了意义，执行流程只会平白地消耗资源。此时，只有删除那些冗余的流程，才能将有限的资源投入到其他流程中去，在总体上缩短流程周期。

已成为华为中层管理者的刘宁（化名）说：“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这里意味着大量时间的节省。这2年来，我去掉的各种冗余工作环节达70个，粗略评估了一下，这里省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊！”

去除流程中的重复、多余的环节

充分、良好的内部控制才能保证流程输出结果的质量。不过，需要注意的是：最理想的状态并非控制越多越好，而是将流程中重复的、冗余的环节尽快予以删除。针对重复、冗余环节的简化，可利用流程进行内部控制分析——确定一个控制目标后，根据内部控制目标来确定关键的内部控制程序，再分析这些关键的控制程序，确定是否存在重复之处，是否存在优化的可能。

对流程进行内部控制分析时，流程设计者必须注意以下两点。

充分考虑企业的内部控制环境。不同企业的内部控制环境存在着明显的差异，因而对内部控制程序的要求也不同。对于好的内部控制环境，其控制风险相对小，适当减少控制程序也不会影响控制目标的实现。

测试流程的实际执行情况。例如，对于“职责分离”这样的控制程序，只有通过实地观察才能确定该程序是否得到贯彻。

改变任务中的问题环节

一些过分复杂的问题环节可能是进一步简化的机会。但是，困难和危险的工作环节不会同简单和安全的环节一样被最高效地完成。例如，华为曾由内部员工来专门开展环境清洁工作，但管理者发现外聘专业保洁人员来操作这项工作比员工亲自操作更节约成本、节约员工的有效工作时间。一般说来，如果员工们不愿意操作某些工作任务，管理者应认真分析其原因，改变冗余环节的问题状态。

合并可简化的环节

在华为，如果当前的工作环节皆不能被取消，那么，管理者为了简化流程，会考虑将各个环节适当加以合并。合并是指将两个或两个以上的事务或环节合为一个，例如，工序或工作任务的合并、工具的合并等。当各环节之间的生产能力不平衡，出现人浮于事和忙闲不均时，将这些环节加以调整和合并，往往消除了重复现象，并取得较为明显的效果。

合并流程中的上下环节

将一项任务的多个环节分别交给几位执行者，可以大大加快企业内部物流和信息流的速度。但是，从上一环节到下一环节的交接过程，也可能是一次发生错误的机会。所以，为避免出现交接时的失误，可将多个环节的工作任务交由一位执行者全权负责。

华为通常指定一位员工负责一个产品或服务的全过程——从下定单到发货或服务开始至结束。这些员工在服务业组织中称为“个案员”或“个案经理”，成为客户与企业的单一接触点。

合并任务相似的环节

对于任务相同或相似的环节，可以将之合并，由一位执行者来完成操作该环节的操作，最大限度地减少在人力和时间方面的浪费。

2007年，华为在人力资源部的主持下，对员工的岗位指责和操作流程进行重新分析，合并一些任务相同或相似的作业环节，提高单个工作环节的工作效率。

借助信息技术整合复杂环节

信息技术可以成为一个流程加速的强大工具。如果用于基础扎实的流程，信息技术能够大大增强它的能力。以数据采集、数据传送为例，华为采用机器代替部分人力数据采集工作，降低了人为差错率；而自动化的数据传送，避免了对已经存在于一个系统里的数据的重复录入，省掉数据不匹配带来的麻烦。而这两方面同时也节省了大量时间。

为不合理的环节重新排序

1996年6月30日，任正非在市场庆功及科研成果表彰大会上发表讲话。他要求：“员工参加管理，不断地优化从事工作的流程与工作质量……改革一切不合理的流程。”

于是，员工们开始着手对不合理的流程进行变革，对不合理的环节予以重新排序。重新排序是将所有作业环节按照合理的逻辑重排顺序，或改变其他要素顺序后，重新安排各作业环节的顺序和步骤，通过改变各环节的顺序（如前后工序的对换、手的动作改换为脚的动作、生产现场机器设备位置的调整等），使各环节重新组合，使作业更有条理，工作效率更高。那么，如何改进才能调整不合理的环节，才能保证流程的合理呢？

衡量各环节安排的合理度

员工根据“何人、何处、何时”3个问题的提出，来确认流程中各个环节的安排是否合理；一经发现不合理之处，立即予以重新排序，使各环节安排保持最佳的顺序，保证工作环节的有序性。对各环节合理度的衡量，可以从以下3个方面开始。

何人：该环节由谁操作？操作技能是否娴熟？该环节是否为该员工最擅长的？是否存在岗位与员工能力不匹配的现象？如果让熟悉第一环节工作的员工A从第二环节调回，可以节省多少时间？

何处：各环节的操作场所之间距离远近如何？是否便于工作交接？如果将某环节的操作场所加以调换，是否可以使工作交接时间更短？调整设备仪器的摆放位置后，操作者使用起来是否更方便，时间更短？

何时：从第一个环节开始至最后一个环节结束的时间，包括在各个环节之间的移动时间、等待时间、加工时间以及由于机器故障、部件无法得到等问题引起的延迟时间多分别是多少？时间安排是否过于紧凑，使员工紧张、疲劳？或过于宽松，难以在交期前完成任务？

理清逻辑顺序

工作流程中可能只有几个环节，也可能有数以百计的作业环节。如果对各环节排序不当，不合逻辑，将造成工作秩序的极大混乱，无形中延长了作业时间。

环节安排顺序是否符合逻辑、是否清晰，我们可以从以下两个方面加以评价。

是否等待：为一个环节完成后，作业者是否需要等待其他环节结束，才能共同进入下一环节？

是否混乱：为一个环节的开展过程中，是否需要下一环节完成结果的辅助。

一旦出现等待或混乱的状态，必须予以调整，对此，我们可以采取这样的方法。

减少等待：了解各环节完成的时间长度，提前处理被等待的环节，保证各环节不必被等待，即可与其他环节直接进入下一环节。

避免混乱：了解各环节之间的联系，分清哪个环节应在前、哪个环节应在后，前一环节结束后才能开展后一环节，保证各环节之间的有序性。