第一节 事前预想最佳的做事流程

“崔西定律”是指任何工作的困难度等于其执行步骤数目的平方。Www.Pinwenba.Com 吧例如，完成一项工作任务需要3个步骤，则该任务的难度是9，而完成另一项工作任务需要5个步骤，则该任务的难度是25，所以必须要简化工作流程。无论对于个人工作的流量，还是部门的工作流量，都应该奉行“能省就省”的精简法则。

古语有云：“未雨绸缪。”说的就是做好事前预想工作，时刻注意防患于未然。而在工作中，如果文明能够事前预想最佳的做事流程，那么，流程中各个环节将被极力优化，失误发生的概率将大大降低。而没有失误造成的返工，自然也就节约了时间。

用SWOT分析法明确流程作业时间

在建立IT系统前，华为不会在为客户发出货物的同时，将所发货物的详细信息并提供给客户，这导致客户在接到货物后必须重新填制收货单据。时间管理专家指出：这种服务模式大大影响了入账重审、内部资产等后续环节的进度，而这些都是带来时间耗费的无效作业流程，属于作业流程表现出劣势。为解决这个问题，去除作业流程中的劣势，华为构建了电子化的客服流程系统，为客户节省了填单时间，而己方已减少了等待时间，一举将劣势扭转为优势。

那么，时间管理专家如何分析出作业流程中的时间优劣势呢？一种最常用的方法就是SWOT分析法，它通过罗列完成这个流程的时间优势和劣势，可能因此而带来的机会与威胁，再将优势、劣势与机会、威胁相组合，形成SO、ST、WO、WT策略，对SO、ST、WO、WT策略加以甄别和选择，继而确定企业目前应采取的时间管理策略。

时间优势（S）

时间优势是指在某个生产环节的运作时间方面，本企业、本部门具有的超越竞争对手的能力或取得最佳效果的特点。例如，当两家企业可以向客户提供相同品质的产品和服务时，如果其中一家企业所用时间更短，那么，这家企业比另一家企业更具有时间优势。时间优势通常表现为以下4个方面。

技术开发经验丰富，产品开发周期短。

物资供应充足，不会因出现半途供应中断而导致延误进度。

作业流程得到不断优化，并在作业过程中采用最节约时间的作业方法。

物流运输速度快，保证在规定时间内完成物资送抵任务。

时间劣势（W）

时间劣势是指在某个生产环节的运作时间方面，本企业、本部门所缺少的、难以超越竞争对手的能力或难以取得最佳效果的特点。可能导致时间劣势的因素通常表现为以下4个方面。

缺乏具有竞争意义的技能技术，产品开发周期长。

优秀员工流失，业务新手难以保证在规定时间内制作出符合要求的产品。

作业流程各环节衔接不畅。

物流人员短缺，加之调度不力，导致物资供应和送货不及时。

赢得时间的潜在机会（O）

赢得时间的潜在机会是指影响作业时间的重大因素。管理者应当确认每一个机会可以为我们赢得的时间，以期获得更多的时间优势。赢得时间的潜在机会可能是技能技术向新业务转移、前向或后向整合等。

累及时间周期的外部威胁（T）

在企业外部环境中，总是存在某些对作业时间最少化构成威胁的不利因素。管理者应当及时确认这些累及时间周期的威胁，做出评价并采取相应的战略行动来抵消或减轻所产生的影响。累及时间周期的外部威胁可能是竞争对手刚刚引入新技术或受到业务时间周期的冲击。

由于企业或部门的整体性和竞争优势来源的广泛性，在做SWOT分析时，管理者必须从整个价值链的每个环节上，对企业、部门与竞争对手双方做出对比。比如，产品开发人员是否技术娴熟，是否能缩短产品开发周期；制造工艺是否复杂，是否能保证在规定交期前完成作业任务。从对比分析结果中，了解作业流程中影响进度和周期的关键因素。

掌控作业流程中的关键点

2001年以前，大部分华为人还仅仅是凑合着完成任务，而没有想过把成功的经验和失败的教训总结、固化为流程，让作业更有效率。但是，2001年后，任正非开始重点进行流程建设，华为的新员工培训中开始出现相关内容。一般来说，华为员工培训的第三节课上会进行两天的扎线培训。华为有一套关于扎线的严格流程，新员工必须按照流程，将电源线、告警线和半波线等分别插上，再按照一定的先后顺序整齐地绑扎，彩色线应当绑扎在外面，而且不能交叉。有的新员工搞了一个上午也没有扎好，而有的员工则在一个小时内完成任务。为什么出现这样的时间差呢？原因在于前者没有掌握作业流程中的关键，而后者完全按照作业流程作业，把握好了各个关键环节，自然可以在最短时间内完成任务。

华为要求员工：一旦开始操作，就必须对各个关键环节的执行情况进行监控，以确保工作任务按照计划进度开展，并在此基础上提升效率。那么，如何掌控作业流程中的关键点呢？

掌握流程中的关键环节

在当前作业条件下，某一作业流程的各环节中存在的时间优势、劣势、机会及威胁，这些都是我们需要重点把握的关键环节。通过对作业流程的SWOT分析，我们可以通过对这些关键环节的了解，从任务执行前期即着手加以控制。

持久保持作业环节中的时间优势

时间优势保持得时间越长，其价值越大。为获得更高的价值，任务执行者应清晰建立这种优势需要的时间长度、能够获得多大的优势以及竞争对手做出有力反应所需要的时间长度，并在此基础上，不断提升关键环节上占有的时间优势。

扭转作业环节中存在的时间劣势

通过改变作业方式、引进新技术、强化员工熟练度培训等方式，来改变关键环节的劣势状态。有时，劣势之处也可以被扭转为优势转化的着眼点。

争取更多缩短时间的机会

梳理作业流程，找出可以加以整合的环节，通过剪除、合并、重排等方式优化流程，也可以采用新技术代替旧技术，以缩短作业时间。

去除影响时间优势的外部威胁

对于影响时间优势的外部威胁要尽快化解、去除，例如，一经发现竞争对手引入新技术手段后，要迅速掌握新技术的优劣势，将其优势之处纳为己用，并形成具有时间优势的技术手段。

流程优化也需要发挥创造力

20世纪90年代初，华为加入电信设备制造商的行列。当时，摩托罗拉、思科、爱立信、北电等国外的老牌通信巨头正以强大的产品供货能力占据着中国市场。故而华为内部产生了一种观点：华为作为后来者，应尽快获得产品低成本的竞争优势。不过，华为决策者认为，必须尽快优化生产管理、质量控制和物流体系，拉近与那些老牌通信巨头的距离。

1993年初，华为开始在西门子相关技术人员的帮助下，重新设计了整体生产流程。华为希望通过内部统一的物流体系，保障完整的质量控制和生产管理，并减少物料流通环节和生产周期，以全面提高华为的产品供货能力。

现在再评价该项目对华为的深远影响时，华为公司新闻发言人傅军认为，在世界一流的生产和物流体系建立后，华为已经从小农式作坊全部转变成规模化的运作。华为始终牢记着流程优化带来的巨大影响，并坚持在流程优化中打破惯性思维，继续发挥创造力。

正向梳理

对业已设计完成的流程进行一次正向梳理，以操作者的态度来预估实现过程中各个环节衔接的流畅度，或选择合适的思维工具分析各环节之间的联系，并预测可能产生的收益。

逆向发现

最利于发挥创造力的流程优化方法是采用逆向思维方法，挑出流程中的缺陷。在华为，决策者要求在每条产品线上组建两支队伍——“红军”和“蓝军”，红军在对某个流程进行规划时，蓝军要想尽办法地挑毛病，找出“红军”设计的流程中存在的缺陷。这种逆向优化方式使流程规划者从反面看到了流程的可待改进之处，而改进后的流程将使作业完成期限更易于掌控。

持续不断的完善

流程优化是个持续不断的过程。因为曾经的优势很快会因技术的不断进步而沦为劣势，特别是当竞争对手引进了最新的业务流程时，更要尽快研究该流程所具备的进步性，据之改进当前采用的流程，并在此基础上发挥创造性思维，开发新的流程，重新规划各个环节。