第四节 让工作环境更加简洁有序

很多人在凌乱不堪的工作环境中慨叹自己工作效率低、出错率高时，可能尚未意识到乱七八糟的工作环境是偷走他的效率与成果的“小偷”；而那些对凌乱物品的摆放位置一清二楚的人，将耗用大量的脑力去记忆摆放位置。Www.Pinwenba.Com 吧其实，简洁有序的工作环境不是与我们争抢时间的敌人，而是帮助我们节省查找时间、带来灵感与高效率的好帮手。

这样布置办公空间

在IT业界，华为员工的工作效率较高几乎是公认的。而与华为员工合作过的人可能会发现：高效的华为人具有一个共同的特点，就是即使是在最繁忙时他们的办公空间里依旧井然有序，所需物品伸手可得。有序的办公空间，使他们的工作更有效率。那么，他们是如何布置办公空间的呢？

办公空间内的区域规划

在对文件和物品做适当的规划布局前，先了解自己能够分配使用的私人办公空间有多大，以及其中包括了什么设备。以功能为基准，他们将办公空间划分为计算机作业区、收纳储藏区及文书处理区3个区域。

计算机作业区。放置计算机的显示器、鼠标、键盘等。如果选用的是液晶显示屏或者笔记本则更加节省空间。

收纳储藏区。用来放置图书、资料和文件等暂时不用物品，通常情况下，这个空间通过文件柜、书架等工具加以划分，如果空间较小，便将储藏收纳空间纵向发展，使物品安全地叠放起来。

文书处理区。专门设立文书处理区，使工作人员摆脱计算机的干扰，静心处理文件、研究资料以及开展讨论会等。

按照轻重环节布置资料与用具

上一章我们说到处理工作时要分清轻重缓急，而这种轻重缓急的等级同样反映到了华为人对于各个小办公区域的布置中。

准备齐全：开始工作之前，他们会做好日事工作计划，清晰各个工作事项的耗时预计以及完成截止时间等相关参数，然后对照计划表找到相应的资料与用具，确保所需资料、用具均已备齐。

按缓急分类摆放：根据所需要物品的缓急，依次摆放，对于较为常用的资料、用具，放在最容易取得的位置（红色区域）；将使用频率一般的资料、用具放置在稍远的位置（橙色区域）；将已经使用完的资料、用具暂时不容易干扰自己的角落里（绿色区域），待工作处理告一段落后将之整理、归档。

整理和清理新旧文档

1999年，为了便于研发信息交流，华为上马PDM（产品数据管理）软件，这套软件可以帮助研发人员有效利用在研发设计过程中产生的电子文档。

华为对文档管理的重视，不仅仅涉及信息安全保护问题，还关乎信息的有效利用，包括信息查找、共享等。华为希望通过具有条理性的文档管理，让员工们迅速地从办公空间里找到所需，绝不因文档零乱、难以查找而耽误时间。一般来说，新旧文档的管理只需两步，一是整理，二是清理。

文档整理

制作一个文件检索表，将所有文档的名称、内容组成等信息罗列出来，使查阅者一目了然，文档查找起来更快捷。

设立检索标准：即“为哪类文档制作检索表”。一般来说，保存时限较短的文档不必纳入检索表，因为这样的文档很快会废弃，而且短期的文件数量也比较少，所以没有必要。而长期保存的文档就必须要制作检索表，为搜索和查找提供便利。固定的标准建立下来以后，我们就可以依据这个标准来筛选文档，并规定文档的保管期。

编排文档顺序：最好的档案册内部排列顺序通常以时间为准——从早到晚或从新到旧。另外，用时间来排序，也更容易编序号。排列顺序时，要注意“正文在前，附件在后；请示在前，批示在后；定稿在前，修改稿在后”。

编写文件索引表：在对文档进行复查之后、装订之前，制作文件索引表——将文字量很大的文件浓缩成简短的条款，将之显示在索引表中，形成标题。

编写类目与编号：为了明显区分类别与标题的编号，我们可以用汉字作类目标志，用阿拉伯数字作标题的编号。类目在前，条款在后，中间用破折号相连。

文档的清理

文档可以分为立即废弃、定期废弃和永久保存这3个时间档，如下所述。

会议通知、资料和一般性的参考文档：属于使用过后就应立即废弃的文档，如果不确定日后是否还会用到的话，可以将之放置于固定抽屉或文件夹中，以一个月为周期，再次检视一下文档是否有用，如果确定再无用处，就果断地处理掉。

工作标准、指导书和技术性资料：应该留存一段时间以后再予以废弃。

重要的质量记录资料以及特殊的财务资料：属于不能废弃的文档，要长期甚至永久保存。

对于要废弃的文档，决不能随手扔进纸篓，而是用碎纸机进行粉碎后再行丢弃，以免造成企业机密外泄。对于需要永久删除的电子文档也不可直接予以删除或简单地将之拖入回收站，而应该用专业的软件对文档进行彻底粉碎清除。

善用6种整理小工具

面对各种零散的资料、物件，单单依靠手动整理，所能达到的整理效果并不是最佳的。笔者在参观华为办公室的过程中发现，员工们非常善于用各种整理工具来协助自己整理办公空间，使办公环境更加有序。下面我们介绍6种较为常用的整理工具。

文件柜：大多有多层抽屉，并可上锁，适合对机密文档进行分类，具有很强的保密性。

资料架：可以用来收纳大量的文件夹、资料册等手册资料。许多资料架都是可拆卸的，非常方便，便于我们在文件不多时随时调整空间，更好地布局。

名片夹、名片册：在名片夹和名片册的帮助下，我们可以按照一定的逻辑给数量庞杂的名片进行分类，方便查找。例如，按照姓名的拼音或行业类别分类，将常用的名片安排在靠前的位置，这样进行查找，可以快速找到想找的名片。

单页夹、文件袋：单页夹和文件袋都可用来放置少量的固定类别文件，将零散的文件放入文件袋和单页夹，既安全且便利。

装订工具：包括大头针、回形针、长尾夹、订书器、起钉器等工具，可以将零散的文件装订在一起。其中，大头针、回形针容易卸取，但易脱落，造成文件丢失；长尾夹可以装订更多文件，且方便卸取，可经常使用；订书器装订的文件有限，但用它装订的文件稳定性强，不易丢失；如果需要卸掉钉子又不想弄坏文件，可配合起钉器使用。

笔筒：将日常书写用的签字笔、荧光笔使用后，即时收入笔筒，避免笔不翼而飞。