第五节 善用网络提高工作效率

2018-04-15 作者: 杨玉柱
第五节 善用网络提高工作效率

随着时代的信息化发展,网络成为工作流程的重要组成部分,比如,客户、企业内部沟通和搜集信息资料等常常都借助网络进行。Www.Pinwenba.Com 吧不善于使用网络的人可能手忙脚乱,反而比传统操作方法耗用更多时间;而能对网络善加利用的人,却着实能从很多工作流程和细节中节省出不少精力和时间。

巧用电子邮件为办公助力

2009年1月2日中午12点多,孙亚芳向尚在元旦假期中的华为员工发送了一封电子邮件:“2008年,我司继续保持了稳健的、健康的增长,全球销售额达到233亿美元,同比增长46%……”孙亚芳用电子邮件向全体员工传达了企业过去一年的业绩状况。

很多企业可能会通过电话沟通、召开员工大会等形式通告这一喜讯,但是华为采用了电子邮件的形式。比起电话沟通,电子邮件显得更为规范、专业;而比起召开员工大会,电子邮件则更省时。但是,如果电子邮件应用不当,也会造成收件人的误解等沟通障碍。那么,如何对电子邮件巧加利用,以最大限度提高工作效率呢?

规范邮件——便于阅读

一封电子邮件措辞规范、内容清晰,更利于收件人快速掌握信息传输内容,使双方沟通更快捷、更有效。完整的电子邮件包括主题、称谓、正文和结尾签名等4个方面,有的邮件可能带有附件。

主题:使用意义明确清晰、主题单一的主题行,以利于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。回复对方邮件时,应该根据回复内容需要来更改标题,切忌直接回复以免产生“RE”标题,影响美观和收件人对邮件内容的理解速度。

称谓:邮件的开头要称呼收件人、职务、性别等,如“王经理”、“王先生”。这既显得礼貌,也是对收件人的明确提醒:这封邮件是面向他的,请做出必要的回应。

正文:邮件正文的撰写应简明扼要,如果具体内容复杂,要对各个段落进行标注;如果内容很多,可采用附件介绍,只在邮件正文部分作出摘要性介绍。另外,发件人要根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,邮件是对内还是对外的不同性质,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方的不适感。

结尾签名:每封邮件在结尾处都应附上签名,这样收件人可以在第一时间从信件中得到发件人的有关信息。

附件:如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件,并对附件内容做出简要说明。如附件数目较多,可打包压缩成一个文件包。

群发邮件——省时

遇到需要发送大量的内容相同或相似的邮件时,如果逐个输入内文,将耗费大量时间。这时,可采用群发方式向多个对象发送邮件,只需在指定收件人一栏中使用分号将多个邮件地址隔开,或者使用抄送方式即可。在华为,管理者和员工为了避免收件人收到的邮件上显示出所有其他收件人,会自行制作一份邮件模板,进行邮件合并后,再行发送。

清晰分类——省事

通常我们对于电子邮件软件系统的使用大多局限于收发电子邮件。而在华为,员工们会在邮件信息管理方面善加利用,省去很多查找、分类的麻烦事,自然节省了不少时间。

让新收到的邮件自动归类:为电子邮件系统设置规则,使之自动分类邮件,以节省大量时间。在Outlook中,这样设置:工具→规则和通知→规则和通知→电子邮件规则→新建规则。

有效地存储已发邮件:如果对发送或回复邮件后产生的邮件副本不管不顾,势必积攒大量邮件,日后如需搜索信件时,将更加费时、费力。一位负责收发邮件的行政人员总结出一套节省时间的方法——将回信同原信存放在一起。在Outlook中这样设置:工具→选项→首选参数→电子邮件→电子邮件选项→邮件处理→高级电子邮件选项→保存邮件→将大幅邮件与原始邮件保存在同一文件夹。

不过,Outlook仅对存放在收件箱意外的文件夹中的信件,执行上述将回信和原信保存在一起的设定。对收件箱中的信件,Outlook会继续将所有的回信都存放到“已发送”文件夹中。

用网络简化日程管理

繁多的工作任务如果仅仅用纸笔来记录、分类、规划等,将产生超大的劳动量,设置闹钟提醒,也分散了人的部分精力。华为作为IT行业的先行者,在这方面早早地引入了网络使用,简化了这些曾经极为必要的流程,使操作者在更短的时间里完成更多任务。下面,我们来看看华为人是如何利用Outlook来简化日程管理的。

制作电子工作日志

在Outlook中设置工作计划,按照既定程序点击、输入,即可形成完整、清晰的工作规划。这种方式让纸笔从任务规划工作中得到解脱,更使之节省了不少规划、画图的时间。

操作方法:任务→新建→输入具体的工作任务→设置工作的完成时限→给任务设置优先级(红色为最高级别)。

并且,这种方式还可以详细地记录相应工作的进展情况,每完成一项工作,将Outlook中的任务进度改为“100%”,而Outlook会将这项任务标记为“已完成”。同时,我们可以根据系统的排序、查找功能方便快捷地查找相应任务。

自动提醒日程安排

在Outlook中执行“动作→新建约会”命令。例如,每周一的上午9点,公司召开例会。由于会议每周一次,可设置固定的系统自动循环提醒,只需在“重复范围”中设置即可。

减少日期输入时的键盘敲击次数

在为一个任务输入起始和终止日期时,无需输入完整的日期。如果截止日期是当前所在月份,那么,只需直接输入日期,Outlook会自动将剩余部分补齐。例如,现在是10月,只需在日期一栏输入14,Outlook会默认输入的是今年的5月14日。然而,如果该月份和日期已经过去,Outlook则会用下一年度作为年份。例如,如果现在是2009年10月20日,而在选择了已经过去的9月,Outlook就会自动将年份设置为“2010年”。Outlook的智能化能够节约一定的键盘输入时间。

最快速度找到所需的资料

华为的信息采集由专人负责,通常员工们所需的信息绝大部分可以从信息部直接获得。那么,信息部是如何开动收缩引擎,找出员工们,甚至是科研人员所需的信息资料呢?下面是一位效率颇高的信息采集人员总结的4个实用的搜索技巧。

先想好信息搜索地点

搜索引擎即使再神通广大,也无法找到网络上没有的内容。所以,在开始使用搜索引擎搜索之前,应该先花几秒钟考虑一下,我们要找的东西可以在网上找到吗?如果可以,会出现在哪里?有的信息可以直接在图书馆、内部资料库里找到,而有些信息则需要从专业网站中获取。确定寻找信息最适宜方式后再搜索,这样才更有效率。

找准中心词和限定词

如果在搜索引擎中输入一个关键词,由于这个词的范围实在过大,搜索引擎可能会返回很多并不需要的结果。对此,可采用多个关键词搜索的方法,以第一个关键词为中心语,再以其他关键词加以限定(大多数情况下,用两个关键词搜索即可);关键词与关键词之间用空格隔开,表示以递进方式搜索。

解读内容,重新定义关键词

如果用已定义的关键词无法搜索到有用信息,那就重新定义关键词,或者用同义词代替来重新搜索。

学会使用减号

空格代表“并列”,意为“并且”,而减号能够屏蔽无关的搜索结果,提高搜索结果的相关性。如果希望在搜索结果中不再出现不相关的结果,可以找出那些表达不相关特征的关键词,将之减掉,例如,“WCDMA-实验局”(注意,两个关键词中间是有空格的)的搜索词可以将“WCDMA实验局”的相关消息全部屏蔽掉。

在使用搜索引擎时,要注意以下事项。

不要有错别字:如果认为在网络上应该有很多相关内容,但却始终搜索不到结果时,不妨检查一下关键词中是否有错别字,以免“差之毫厘,谬以千里”。

关键词不使用过于常见:搜索引擎对曝光率较高的常见词语很不敏感,因为这些词语出现的频率太高,反而不易搜索到所需内容。

搜索词不可有多重含义:用短语或多个关键词来代替单个具有多重含义的词作为搜索关键词,以免搜索引擎无法辨别多义词。

搜索词汇过于繁琐:搜索的词汇要尽量简单,并在搜索过程中不断修改和调整关键词。例如,“华北地区有多少手机用户”只能在论坛中提问,而不能在搜索引擎上使用。

掌握了这些搜索方法,才能在网络上以最快速度找到自己所需要的资料。而后,只需将所找到的有用资料加以保存、备份或打印出来即可。

关闭