第五节 善用网络提高工作效率

随着时代的信息化发展，网络成为工作流程的重要组成部分，比如，客户、企业内部沟通和搜集信息资料等常常都借助网络进行。Www.Pinwenba.Com 吧不善于使用网络的人可能手忙脚乱，反而比传统操作方法耗用更多时间；而能对网络善加利用的人，却着实能从很多工作流程和细节中节省出不少精力和时间。

巧用电子邮件为办公助力

2009年1月2日中午12点多，孙亚芳向尚在元旦假期中的华为员工发送了一封电子邮件：“2008年，我司继续保持了稳健的、健康的增长，全球销售额达到233亿美元，同比增长46%……”孙亚芳用电子邮件向全体员工传达了企业过去一年的业绩状况。

很多企业可能会通过电话沟通、召开员工大会等形式通告这一喜讯，但是华为采用了电子邮件的形式。比起电话沟通，电子邮件显得更为规范、专业；而比起召开员工大会，电子邮件则更省时。但是，如果电子邮件应用不当，也会造成收件人的误解等沟通障碍。那么，如何对电子邮件巧加利用，以最大限度提高工作效率呢？

规范邮件——便于阅读

一封电子邮件措辞规范、内容清晰，更利于收件人快速掌握信息传输内容，使双方沟通更快捷、更有效。完整的电子邮件包括主题、称谓、正文和结尾签名等4个方面，有的邮件可能带有附件。

主题：使用意义明确清晰、主题单一的主题行，以利于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。回复对方邮件时，应该根据回复内容需要来更改标题，切忌直接回复以免产生“RE”标题，影响美观和收件人对邮件内容的理解速度。

称谓：邮件的开头要称呼收件人、职务、性别等，如“王经理”、“王先生”。这既显得礼貌，也是对收件人的明确提醒：这封邮件是面向他的，请做出必要的回应。

正文：邮件正文的撰写应简明扼要，如果具体内容复杂，要对各个段落进行标注；如果内容很多，可采用附件介绍，只在邮件正文部分作出摘要性介绍。另外，发件人要根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外的不同性质，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方的不适感。

结尾签名：每封邮件在结尾处都应附上签名，这样收件人可以在第一时间从信件中得到发件人的有关信息。

附件：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，并对附件内容做出简要说明。如附件数目较多，可打包压缩成一个文件包。

群发邮件——省时

遇到需要发送大量的内容相同或相似的邮件时，如果逐个输入内文，将耗费大量时间。这时，可采用群发方式向多个对象发送邮件，只需在指定收件人一栏中使用分号将多个邮件地址隔开，或者使用抄送方式即可。在华为，管理者和员工为了避免收件人收到的邮件上显示出所有其他收件人，会自行制作一份邮件模板，进行邮件合并后，再行发送。

清晰分类——省事

通常我们对于电子邮件软件系统的使用大多局限于收发电子邮件。而在华为，员工们会在邮件信息管理方面善加利用，省去很多查找、分类的麻烦事，自然节省了不少时间。

让新收到的邮件自动归类：为电子邮件系统设置规则，使之自动分类邮件，以节省大量时间。在Outlook中，这样设置：工具→规则和通知→规则和通知→电子邮件规则→新建规则。

有效地存储已发邮件：如果对发送或回复邮件后产生的邮件副本不管不顾，势必积攒大量邮件，日后如需搜索信件时，将更加费时、费力。一位负责收发邮件的行政人员总结出一套节省时间的方法——将回信同原信存放在一起。在Outlook中这样设置：工具→选项→首选参数→电子邮件→电子邮件选项→邮件处理→高级电子邮件选项→保存邮件→将大幅邮件与原始邮件保存在同一文件夹。

不过，Outlook仅对存放在收件箱意外的文件夹中的信件，执行上述将回信和原信保存在一起的设定。对收件箱中的信件，Outlook会继续将所有的回信都存放到“已发送”文件夹中。

用网络简化日程管理

繁多的工作任务如果仅仅用纸笔来记录、分类、规划等，将产生超大的劳动量，设置闹钟提醒，也分散了人的部分精力。华为作为IT行业的先行者，在这方面早早地引入了网络使用，简化了这些曾经极为必要的流程，使操作者在更短的时间里完成更多任务。下面，我们来看看华为人是如何利用Outlook来简化日程管理的。

制作电子工作日志

在Outlook中设置工作计划，按照既定程序点击、输入，即可形成完整、清晰的工作规划。这种方式让纸笔从任务规划工作中得到解脱，更使之节省了不少规划、画图的时间。

操作方法：任务→新建→输入具体的工作任务→设置工作的完成时限→给任务设置优先级（红色为最高级别）。

并且，这种方式还可以详细地记录相应工作的进展情况，每完成一项工作，将Outlook中的任务进度改为“100%”，而Outlook会将这项任务标记为“已完成”。同时，我们可以根据系统的排序、查找功能方便快捷地查找相应任务。

自动提醒日程安排

在Outlook中执行“动作→新建约会”命令。例如，每周一的上午9点，公司召开例会。由于会议每周一次，可设置固定的系统自动循环提醒，只需在“重复范围”中设置即可。

减少日期输入时的键盘敲击次数

在为一个任务输入起始和终止日期时，无需输入完整的日期。如果截止日期是当前所在月份，那么，只需直接输入日期，Outlook会自动将剩余部分补齐。例如，现在是10月，只需在日期一栏输入14，Outlook会默认输入的是今年的5月14日。然而，如果该月份和日期已经过去，Outlook则会用下一年度作为年份。例如，如果现在是2009年10月20日，而在选择了已经过去的9月，Outlook就会自动将年份设置为“2010年”。Outlook的智能化能够节约一定的键盘输入时间。

最快速度找到所需的资料

华为的信息采集由专人负责，通常员工们所需的信息绝大部分可以从信息部直接获得。那么，信息部是如何开动收缩引擎，找出员工们，甚至是科研人员所需的信息资料呢？下面是一位效率颇高的信息采集人员总结的4个实用的搜索技巧。

先想好信息搜索地点

搜索引擎即使再神通广大，也无法找到网络上没有的内容。所以，在开始使用搜索引擎搜索之前，应该先花几秒钟考虑一下，我们要找的东西可以在网上找到吗？如果可以，会出现在哪里？有的信息可以直接在图书馆、内部资料库里找到，而有些信息则需要从专业网站中获取。确定寻找信息最适宜方式后再搜索，这样才更有效率。

找准中心词和限定词

如果在搜索引擎中输入一个关键词，由于这个词的范围实在过大，搜索引擎可能会返回很多并不需要的结果。对此，可采用多个关键词搜索的方法，以第一个关键词为中心语，再以其他关键词加以限定（大多数情况下，用两个关键词搜索即可）；关键词与关键词之间用空格隔开，表示以递进方式搜索。

解读内容，重新定义关键词

如果用已定义的关键词无法搜索到有用信息，那就重新定义关键词，或者用同义词代替来重新搜索。

学会使用减号

空格代表“并列”，意为“并且”，而减号能够屏蔽无关的搜索结果，提高搜索结果的相关性。如果希望在搜索结果中不再出现不相关的结果，可以找出那些表达不相关特征的关键词，将之减掉，例如，“WCDMA-实验局”（注意，两个关键词中间是有空格的）的搜索词可以将“WCDMA实验局”的相关消息全部屏蔽掉。

在使用搜索引擎时，要注意以下事项。

不要有错别字：如果认为在网络上应该有很多相关内容，但却始终搜索不到结果时，不妨检查一下关键词中是否有错别字，以免“差之毫厘，谬以千里”。

关键词不使用过于常见：搜索引擎对曝光率较高的常见词语很不敏感，因为这些词语出现的频率太高，反而不易搜索到所需内容。

搜索词不可有多重含义：用短语或多个关键词来代替单个具有多重含义的词作为搜索关键词，以免搜索引擎无法辨别多义词。

搜索词汇过于繁琐：搜索的词汇要尽量简单，并在搜索过程中不断修改和调整关键词。例如，“华北地区有多少手机用户”只能在论坛中提问，而不能在搜索引擎上使用。

掌握了这些搜索方法，才能在网络上以最快速度找到自己所需要的资料。而后，只需将所找到的有用资料加以保存、备份或打印出来即可。