第四节 减少多余责任的时间消耗

有这样一种改变，它能对一个人的工作效率产生巨大影响，协助这个人完成他想要完成的目标，这就是：减少对多余责任的承诺。Www.Pinwenba.Com 吧工作中的每个人都肩负着多种责任。除了本岗位的基本责任外，还可能出席不同的会议、承担不同的项目、为他人提供帮助等。但是，过多的责任需要耗费过多的时间和精力，这会让人筋疲力尽。所以，要学会减少多余的责任，将自己的时间留给那些对自己最重要的事。

统计自己的责任清单

为了管理好责任，华为时间管理培训师给出这样的建议：首先做好统计，明确自己面临着哪些责任。下面是一位仓库管理人员所罗列的责任清单。

减掉不重要的责任

任正非说：“如果你发觉自己没有足够的时间去做真正重要的事，那么你必须学会减少你的责任，这样你才能有足够的精力和时间。”就是说，无论是员工还是管理者，都要学会减掉不重要的责任，以留出时间来完成简短责任清单上所列举的重要事项。但是，责任的消减也要讲究艺术。如何才能巧妙地减少列表中不重要的责任呢？

从最小的责任开始做起

首先，可以在列表上先找出那些最不容易去除的责任，将这类责任列为工作的首要目标。不要一次性把每项责任都去掉。

然后，再找出那些花时间精力多而受益少的责任，与自己的价值观、工作重点及目标不相符的责任。在一段时间里不去理会这些责任，验查一下：如果自己不去履行这些责任是否能在工作中取得更好的效果。

打电话或发邮件表示遗憾

对于他人委托或安排，可通过打电话或发邮件这种方法来说明目前自己计划表中的事情太多，没有时间和精力去帮忙履行这项责任。道歉时，态度坚定，不要给自己留退路。

开会时减少承诺

在参加部门会议或小组会议时，不要轻易承诺担当某项工作任务，这样才能有更多时间来做《简短责任清单》上列明的工作任务而不必在日常琐事或他人安排的责任里挣扎。

将责任清单列表中的不重要的责任和任务一次去掉一件，直到完全减少。要时刻记住那些对自己很重要的责任和任务，而不是对别人重要的责任和任务，这样才能挖掘出更多属于自己的时间，减少不必要的时间消耗。

学会对任何人说“不”

减掉不重要的责任就意味着对他人的请求说“不”。而在工作中，很多人难于将拒绝的话说出口，比如，上级对下级有问必答，同事之间界限不清，下级对上级有求必应等，因而给自己背上了很多责任。

在华为，军队文化早渗透于日常工作中，企业提倡的团队协作精神使员工们精诚合作，向管理者、向“战友”说“不”的场景如果发生在华为，似乎极不可能。而事实上，为了减少不必要的时间损耗并为他人创造独立完成工作的机会，管理者和员工们对于多余的责任会理性地断然拒绝。

管理者对员工说“不”

有些员工不愿意独立思考问题或自己做决定，一是因为员工具有“托付思想”，自己不想承担责任，依赖管理者；二是因为管理者习惯于代替员工作决定或享受他人听命于自己的成就感。但是，这种状态的持续却造成管理者的疲于应对。

在华为，管理者往往让员工自己想办法、做决定，训练员工独立思考问题的能力和勇于承担责任的行事风格。

对同事说“不”

有些员工在拒绝同事时，因感到不好意思而不敢据实言明，致使对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。例如，语意暧昧地回答：“这件事似乎很难做得到吧！”这是拒绝的意思，但却可能被认为同意了，如果没有做到，反而会被埋怨“未信守承诺”。在华为，员工对于这种情况会果断地说“不”，绝不拖泥带水。而拒绝的方法多种多样。

直接分析：直接向同事陈述拒绝的客观理由，包括自己的时间不允许、条件限制等对方能够认同的状况。

巧妙转移：不好正面拒绝时，可采取迂回的战术，转移话题或另有理由皆可。例如，先向对方表示同情，或给予赞美，然后再提出理由，加以拒绝。

不用开口：微笑中断也是一种决绝的暗示。当面带笑容的谈话中，笑容突然中断，便暗示着对对方的建议无法认同。类似的肢体语言还有采取身体倾斜的姿势、目光游移不定、频频看表、心不在焉等。

员工对管理者说“不”

很多员工不好意思向管理者当面说“不”，常常轻易承诺了自己无法履行或执行难度过大的职责，最终给自己带来实施上的困难。

在这里，员工拒绝管理者只是一个表面现象，重要的是让管理者了解自己的真实工作状态。员工将管理者安排的工作任务按轻重缓急制定《优先次序表》，由管理者决定最新的工作要求应在《优先次序表》中排在什么位置。这种方法既表现出了员工对管理者的尊重，又避免了管理者误认为员工在推卸责任。

华为人掌握的说“不”艺术，使自己有了更多时间和空间来专注地执行真正重要的任务，履行更重要的责任。