第一节 认识时间管理

2018-04-15 作者: 杨玉柱
第一节 认识时间管理

自省是行为者通过自我意识来省察自己时间使用情况的过程,自我意识能动性的表现。Www.Pinwenba.Com 吧

虽然我们与时间的关系紧密相连,但是并非每个人的时间都得到了有效使用:日常工作中未被意识的时间浪费,时间管理中存在心理障碍,不清楚时间用在哪里,坏情绪导致时间利用率低下……当我们意识到时间管理的重要性,也就可以开始着手进行科学的自我时间规划了。

谁都知道“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”……但是,有的人将时间变成效率,变成金钱,变成丰硕的成果;而有的人却只是凭空慨叹时光飞逝而已。其实,前者和后者一样——每个人每天都只有24小时,而致所有反差如此之巨,原因则在于二者是否有效利用各自拥有的24小时。

认识时间管理的重要性

哲学家这样说:“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。”时间这种特殊资源具有4项独特性。

无法蓄积:时间无法像人力、财力、物力和技术那样被储藏。不论行为者是否愿意,他都必须消费时间。

供给毫无弹性:时间供给量固定不变,每天都是24小时,不会增加或减少。

无法取代:时间是任何活动所不可缺少的基本资源,因而无法被取代。

无法失而复得:时间的丧失是永久性的,任何人无力挽回。

由于时间的独特性,与其他资源相比较,时间更容易被我们忽略:我们每天有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔巨额财富,我们该如何处理而不致白白浪费呢?有人曾粗略地统计过一个活到72岁的人对时间的使用情况。

这组粗略统计的数据,让人感到了日常管理时间的重要性。不过,在事业上取得卓越成绩的人更是证明了时间管理的重要价值,因为他们个个都是时间管理专家。

1988年,任正非在深圳创立了华为。20多年来,他的成就引入注目:第一,他管理的华为在中国的电信领域成长为一个国际化的企业。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等方法,显示出他的专业管理精神。第三,他为员工开设时间管理培训课程,提倡时间管理的事迹广为流传。从任正非身上,我们看到:良好的时间管理是正确管理的基础。

但是,从时间的4个独特性,我们同样可以看到,时间管理的对象不是“时间”,而是面对时间所进行的“自管理者的管理”。所谓“自管理者的管理”,就是我们必须引进新的工作方式和生活习惯,包括订立目标、周密计划、合理分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒,这样才能提高效率,达到事半功倍。当我们完成有效的“自管理者的管理”,才能减少对目标毫无贡献的时间消耗,在真正意义上把握时间。

未被意识到的6种时间浪费

现代人常常以错误方式运用时间,所以在不知不觉中事倍功半、适得其反地、大把地浪费着时间,工作效能难以得到提升。常见的时间浪费有以下6种。

效率不彰的时间浪费:做事的时间可缩短而实际上未被缩短,就是“效率不彰”。例如,打电话或开会时,若是毫无目的、时常跑题,无形中就会拖长时间。反之,若能言简意赅,集中处理问题,则可省下不少时间。

不珍惜小额时间的时间浪费:例如,用于等待的时间(等人、等车、等电话),因为时间短(少于半小时),一般人都以空等来度过。其实,这类小额时间累积下来也颇为可观。

情绪不佳的时间浪费:事情不顺利或失败时,使我们生气、惋惜、愧疚、后悔,若不及时控制这些消极情绪,及早转换心情,会在情绪上浪费许多时间,拉长了做事的时间。

不专心的时间浪费:若做事一直不能静心,易被琐事分散注意力,时间很快流逝,结果一事无成。例如,有些人工作时喜欢闲聊,这就是分心的表现。

包揽工作的时间浪费:自以为万能的管理者或员工常会干涉及指导他人(别人并未向他求助),或将他人的工作任务揽到自己身上,结果把自己累得半死,同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。

随意出借时间的浪费:当他人请求帮忙时,许多人既不甘为人跑腿,又担心不敢说“不”会“得罪”人,只好任人掠夺自己的时间。

规避时间管理不善的问题

发现自己工作中存在时间浪费后,要及时找出自己时间管理不善的原因,以尽快解决这样的问题。一般说来,时间管理不善主要源于5个方面,下面我们一一加以阐述,并给出改进建议。

原因1:工作缺乏计划

事先拟定计划能为工作实施带来诸多好处,但有点人可能从来不做计划或不重视做计划,这无外乎以下原因:因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;计划与事实之间极难趋于一致,所以对计划丧失信心;不做计划也能产生实效;不知道如何制订计划。

华为极其强调实效性,他们认为计划越周密、完整,任务执行起来就越顺利,因而格外重视工作计划的制定:

制订年、月、周、日的工作安排计划,有效地保持对执行计划的控制,并罗列一份主要待办事项清单;

合理地安排最主要的工作任务和最关键的问题,以部分工作任务的合理安排来带动其他工作任务的按时完成;

周密地考虑工作计划,确定实现工作目标的手段和方法,确定目标的实施步骤。

原因2:组织工作不当

组织工作不当主要体现在4个方面,如工作内容重复,事必躬亲,沟通不良,工作时断时续。那么,当组织工作中出现这些问题时,势必浪费很多时间,那么,采用哪些方式进行处理比较有效呢?

接受请托:接受请托前先问自己:这种请托属于我的职责范围内吗?对实现目标有帮助吗?如果接受它,我将付出什么代价?如果不接受它,我又需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”后,再行取舍。

利用资源:从相关部门或人员手中获取所需的资料,既节约时间,又保证了信息的正确性。例如,如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步改进,不妨直接与设计者沟通。

授权:将主要的精力和时间放在更重要的事情上,不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者,还应学会适当授权,给自己更多宽松的时间进行思考和决策。

原因3:时间控制不够

在时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱,如习惯于拖延时间,不擅处理不速之客或电话的打扰或被泛滥的“会议病”困扰。

对于这类问题,主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手,这一点我们将在下一节详加阐述。

原因4:整理整顿不足

办公空间的杂乱无章与办公空间的大小无关,因为杂乱是人为造成的。如果一个缺少条理的人会让小的办公室变得杂乱无章,即使为之更换大办公室,效果也是一样。

当管理者或同事向你索取你所管理的物品时,你是否能在第一时间内给出?当你需要参阅一份信息时,是否要将所有文件夹、资料柜逐个翻遍才能找到?如果你的回答是“是”,那么你需要尽快设计一套管理系统,包括纸面文件夹和电脑文件夹。

华为将5S作为最为主要的管理助手。无论是办公室还是车间,各种用品均需摆放整齐,准确标识,做到一目了然。

原因5:进取意识不强

某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉,个人态度消极、做事拖拉、找借口推脱工作、唏嘘不已、做白日梦、工作中闲聊。而造成这类表现的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真态度。

华为的技术能力发展迅猛,销售能力咄咄逼人,这主要源自华为“狼”文化对员工的影响,从上到下的危机意识激励着他们积极进取,把握手中的每一分钟。

如果我们对时间的感觉始终处于迟钝状态,换句话说,觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,那我们需要好好反省自己,因为这可能会让我们丧失极为宝贵的机会,随时被淘汰!

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