“在时间的有效运用上，管理者的敌人是自己。Www.Pinwenba.Com 吧”时间管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。华为时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会产生惊奇的发现，这种对时间使用情况的追踪对他们大有裨益。而为了节省时间而花费少量时间（追踪使用情况），不失为一种明智之举。
使用列表做工具
当电脑中突然出现一个耗费内存的、莫名其妙的线程，将CPU占用率提高到100%，电脑开始装“死”或者真“死”……这时，我们可以采用“Reset”按钮。但是，当工作中出现一个耗费内存的线程时，我们无法设计一个“Reset”按钮，但是，我们可以在接下来的工作中做好预防措施。在华为，员工们发现了一个很好的方法，即使用列表来记录每天的时间开销，用以作为分析时间使用情况的依据。运用列表工具的过程中，可使用以下6种方法。
选择最得心应手的列表工具
根据需要及个人习惯，选择最得心应手的记录工具，如下。
纸笔：作为最原始、最廉价的工具，它们也是一种记录时间开销比较习惯、方便的方式。
免费记录软件：将免费记录软件（3M Post-it Notes Lite）下载到笔记本电脑、智能手机中，保持电脑和手机的电量充足，以随时记录时间开销。
电子笔：用电子笔“Logitech io”来录入笔记本等纸面上书写的文字。
列表时不强求工整
列表的读者往往是自己，只要自己能看懂即可，不必强求公整。
在华为，很多员工都会熟练地运用缩写、箭头、线条、对号、叉号以及各种各样的符号和圈圈框框……以最简便的方式来记录，除非必要，否则他们不会再花时间重新整理自己的列表。
随手可及的列表和列表工具
做列表时，他们可能使用铅笔、圆珠笔、钢笔或签字笔等，也可能使用任何一个本子上的某一页纸、使用专门的黄色便条纸，或在墙壁的白板上写……但是，那个列表一定是随手可及的。
如果一天都在办公室，那么，他们会在办公桌的围栏上贴黄色便条纸，或将列表放在抬头可见的白板上。
如果一天要做的工作几乎都在电脑上完成，那么，他们会选择Windows Vista边栏上的便笺小工具。
如果一整天都要在外工作，那么，他们往往会选择PDA或者随身携带的小笔记本。
确定最重要的那个任务
判断一件事情是否重要的标准只有一个——是否对目标的实现有益。那么，如何然而判断一个任务是否紧急呢？对此，华为的员工们有一套自己的方法：“我们只需将自认为紧急的任务延迟一段时间再处理，就会明白那些任务实际上都没有那么紧急，也会更加明确真正对目标实现有帮助的、最重要的任务到底是哪件。”
制作专门的下一阶段任务列表
除非万不得已，绝不在任务完成之前中途更改列表中的项目，而是启用下一阶段的任务列表，将新想法记录下来，然后马上回到当前的任务列表前，专注于当前应该完成的任务。这样一来，在当前的任务完成后，下一阶段的任务列表上已经有相当数量的、具体的待处理项目。
给任务制定核对列表
在任务列表中的每一个项目实施完毕后，他们会用事先制定的检查列表来确认当前任务是否如期完成。如果项目不超过7个或对项目已经非常熟悉，那么检查列表可以在大脑中进行核对，而不必一一写出；如果任务项目较为复杂，最好提前制作一个核对列表，逐一进行核对，以确保无误。
列一份时间开销清单
大多数人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用情况，需要巨大的勇气。而若我们能花一个星期来客观地了解自己的时间使用情况，将发现：这是一种极为有益的经验。
其实，了解自己的时间使用状况并非什么难事。开列一份在一周内花费时间的清单，并非计算每一分钟的“时间难题”，而只是记录下一周内每隔半小时的所有活动。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销清单，接下来就可以完成时间开销清单的分析和诊断。华为的员工们精于这样的时间使用追踪，他们会为此准备两张表。
那么，他们是如何使用这份时间开销清单呢？
在《时间开销清单》中列出每周中10项或更多的主要活动，并将每一类活动按顺序编号。
准备一份的《一周事件记录表》，将表一中的活动对应地列在表中。
在周一开始时，随身携，每半小时在适当位置记上该活动的编号。例如，星期一上午9点到9点半进行上下班交接，就将编号1记在星期一上午9点的空格里。
统计每一项活动出现的次数。例如，在时间表上第三项活动“打电话”出现了10次，即表示他花了5个小时在工作时打电话。
将“预期花费时间”减“实际花费时间”的余数填在表的“上两项时间的差额”一列内。如果是负数，表示我们花费在该活动上的时间多于预期；如果是正数，则说明我们花费的时间少于预期。
为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：
百分比（%）=（每星期实际花费时间÷40）×100
要注意的是，“每周实际花费时间”的总计应该等于40，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。
另外，在记录时，可按照每项活动的重要性的大小在表中作出适当的数字标注。以工作任务的重要性（实现目标的贡献）为例，可以事先假定“1”代表极为重要，“5”代表不重要，“2”、“3”、“4”则代表介乎“1”与“5”之间的不同重要程度。最后，在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注明干扰的类别。如果电话、访客或开会等工作任务占用了太多的时间，也可以分别对之作出详细的记录。
萨缪尔·约翰生说过：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，待到发现时又已经变得难以破除。”定期使用时间开销清单，使华为员工为自己创造了诊断自身时间管理能力的机会，并以此打破坏习惯的束缚。
诊断自己的时间管理能力
列明《时间开销清单》后，即可应用这份信息来诊断自己的时间管理能力。在华为时间管理培训课程中，培训师曾要求参训的员工根据《时间管理能力诊断表》，来诊断自己的时间管理能力。
接下来，要求员工们将得出的答案和解释互相对照。
1.我觉得我可以在工作中更努力
如果总是觉得自己可以做得更好，而自己的时间没有发挥出最大效用，这说明自己的时间管理技巧欠缺。
2.我无法告诉你在我上个星期工作的时间
实际工作时间与行为者自我感觉的工作时间之间存在差距。如果对自己的工作时间长度没有明确认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的时间使用情况。
3.我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况，有两种可能原因：一是忽视时间管理，未使用时间表，二是在制订时间表时，顺序排列不合理。
4.对我来说，开始着手一项工作任务很难
即使做好了计划，准备开始工作前，仍对工作感到头疼——如果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行动”这一环，应有意识地增强自己的行动意识，并掌握克服拖延的技巧。
5.我不确定我下一步要做什么
总是不确定自己下一步要做什么，这是行为者缺乏整体计划的表现。
6.开始做某项任务之前，我会拖延很长时间
7.我不知道我做的工作是否足够多
8.我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样为不同任务分配不同的时间长度，是一个重要的技巧。安排的时间过长或过短都会降低效率。最好的方法是通过测试和记录来确定最适合自己的时间长度和间隔。
9.我不清楚我在哪些场所的工作效率比在其他地方的工作效率高
没有人能完全排除外界影响，不同的场所对个人工作效率产生不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果清楚地知道自己在哪些场所的工作效率较高，说明对自己很了解，这样才有助于自己进行时间管理。
10.我不清楚在哪些时间的工作效率比在其他时间的工作效率高
11.我工作起来没有规律，有时会在某项任务上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12.我不可能完成我计划的所有工作任务
完成所有想做的任务存在一定难度，在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上列出的任务也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程中易出现问题。
13.我不肯定自己是否会优先处理最重要的工作任务
先明确价值观，再确定目标，可以更容易地为各项工作任务确定优先级，优先处理重要的任务。如果总是对此感到迷惘，则说明对自己的价值观不够明确，不能清楚地表述自己的真实需要。
在这个自我诊断过程中，如果他们回答“总是”、“经常”的频率高于“很少”的频率，那么他们就可以给自己的时间管理能力下张“工作效率偏低”的诊断书。而接下来，他们要做的就是，进行良好的自我时间规划，以提高时间利用率。
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