第四节 出色的自我时间规划

2018-04-15 作者: 杨玉柱
第四节 出色的自我时间规划

“磨刀不误砍柴工。Www.Pinwenba.Com 吧”谨慎的自我时间规划是创造时间的最佳方法。据统计,在制定规划时每多花一分钟,那么操作时就会节省10分钟。因此,在开始任何有建树的工任务作前,必须进行良好的自我时间规划。为实现效率最大化而规划自己和工作,在开始工作前将所有事宜安排妥当,我们才有可能发挥出自己的最佳水平,这是良好的时间管理的核心。

5步完成个人时间规划

在华为,员工们进行时间规划时,往往采取5个特定的步骤,以保证规划工作的条理性和各环节的流畅性。

步骤1:收集任务

检查一下哪些任务未被完成,将不完善的或已经确定行动方案、正在等待执行的任务统统罗列出来,记在各种事项的专用纸张或PDA上。收集工作的关键在于将一切赶出自己的大脑,毫无遗漏地记录下所有的工作任务。

在华为,很多管理者有一个习惯,就是在每件手写物品上注明日期,如交给秘书或下属的即时便条,与客户通电话后的随手记录等。这样一来,就可以用很少的时间获取极有价值的信息。

步骤2:整理任务

定期或不定期地整理任务,根据是否能够付诸行动,对任务加以区分:对于不能付诸行动的任务,进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等类型。而对可行动的任务,则考虑是否能在最短的时间内完成,如果可以,则立即行动;如果不能,则对下一步行动进行管理。

在华为,员工们整理任务时会遵循以下3个基本原则。

从最上面的一项开始处理,尽可能迅速地完成所有任务,而且不逃避对任何一件任务的处理。

一次只处理一件事情,迫使自己集中注意力作出判断。

决定开始处理任务时,立刻判定它的实质及处理方法,杜绝二次处理的时间浪费。

步骤3:管理任务清单

管理任务清单主要分为对参考资料的管理与对下一步行动的管理。其中,对参考资料的管理主要通过文档管理系统进行,而对下一步行动的管理则分为等待清单、未来清单和下一步行动清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来清单则是记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作任务及要求,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,则需要将之细化为更加具体的工作任务。

华为要求员工对下一步清单作出进一步的细化,例如,按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、仓库)分别记录任务,这些任务只有在这些地方才可以执行,且到达这些地点后,可以一目了然地知道应该执行哪些任务。

步骤4:回顾与检查

华为按周进行任务检查,员工通过每周检查来更新所有清单,并对未来一周的工作进行计划。在这一阶段中,员工们需要明确以下问题。

需要关注哪部分的工作内容?什么时候开始关注这些工作内容?

为确保整个系统持续运转,又使自己能够从事更高层次的思考和管理活动,员工需要采取什么行动?多久进行一次回顾与检查?

步骤5:开始行动

为了在安排系统和行为时取得理想的效果,员工在开始行动前会根据所处的环境、时间长度、精力情况以及重要性等因素,逐项选择清单以及清单上的事项来施行。

环境:根据环境需要来安排所有的活动,将某项任务列入清单前,先判断其处理步骤(处理这件事要不要一台电脑?一部电话?需要马上去购买吗),以把握整体进程,作出准确的决策。

时间:了解自己到底拥有多少时间。如果10分钟后必须参加一个会议,那么在这一段时间内只能选择花费10分钟就能处理任务,这与拥有几个小时所作出的选择大不相同。

精力:根据身体状况和精神状态去安排各项任务活动。当自己感到精神疲惫、体力不支时,可以考虑处理一些脑力消耗较少的任务,如将通讯资料的录入、文件夹的整理、资料的备份等。

重要性:在所有任务项目的选择中,明确哪一项任务相对最为重要,然后展开行动。

个人时间规划的6种方法

将所有的时间管理建议都囊括于表格中,将我们所需完成的任务填入表格——对很多人来说,这种时间规划技巧看似简单,但如果不能掌握有效的方法,操作起来往往不易奏效。华为在时间管理培训中,提出了这种时间规划的有效的具体操作方法。

将一天要做的任务列成清单

如果不能按照既定顺序去做事,那么个人时间管理往往不会太奏效。在华为,员工会在当天工作结束后,将第二天要完成的任务记录在纸、工作簿上或PDA等上面,形成一张任务清单。而在第二天的工作过程中,经常查阅。某些员工在距开会仅剩10分钟时,看一眼时间规划清单,利用这段时间发完电子邮件,这种有效利用时间的案例在华为极为常见。

重新安排未完成的任务

在每日清单上面划去已经完成的任务,将接下来要完成的任务做好标记。如果没完成当天设置的任务,可以选择将它们顺延至第二天,添加到第二天的工作安排清单中。但是必须弄清自己未完成任务的原因,不可养成做事拖延的习惯,因为如果经常有做不完的工作,那么每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。

华为的行政部、人力资源部通过《调查工作日报表》,为员工创造了对时间规划进行自我省察的机会。

规划好本月和下月的优先事项

良好的时间规划既要做好每天的工作规划,也要对本月和下月需要做的工作做好筹划。所以,可以在每个月末汇总本月未完成的任务,将之排入下个月的工作清单中;或者于每月月初,将上个月没有完成而本月度内必须完成的工作添加入清单中,并保证列入清单中的任务按时完成。

华为以《个人绩效承诺书》的形式,以月度、季度期限,由员工个人对工作任务完成时间进行了规划,并将承诺书内容纳入考核,也以此引起了员工对个人时间规划的足够重视。

设置时间规划的提示

如果任务清单仍无法提醒我们完成某些任务,这时我们需要采取一种特殊的方法进行记忆,并在特定时间内加以提醒,如电子日历、手机备忘录、闹铃等。为确保及时提醒,还可以采用多种方法同时提醒。

保持办公环境的整洁

其实,仅仅通过整理和规划工作间即可显著提高个人的工作效率。如果一个人的办公室一片狼藉,而他声称自己清楚所有物品的摆放位置,那么他势必耗用大量的脑力和创造力来记忆物品摆放位置,而分散了本应投入到工作中的精力。并且,如果能够将所需要的文件材料等物品分门别类地放在固定的为之,查找起来非常方便,也就节省了时间。

林锐是华为的一位科研人员,他说:“曾经我以为在杂乱无章的环境中我会更快地完成工作,并找出各种借口向领导说明‘整理’给我带来的负担和时间浪费;但是领导不为所动,坚持要我整理好,否则按照公司规定加以处罚。不过,当我‘被迫’开始整理后,我发现我的工作效率确实大大提高了,因为我再也不用单位找东西而花费那么多宝贵的时间。”

清理暂时不用的文件材料

将工作手册或必需的参考资料便于取用的抽屉中,将其他暂时不用的文档全部放进资料柜。华为要求对所有的纸质文件进行电子版本备份,并将不需要的文件集中删除,节省可用空间,提高文件查阅速度。

华为以追求效率而著称,而效率从何而来?正是源自企业对整体计划的把握。将这种效率观念落实到员工个人,就是个人对自我时间的科学规划。

基于个人性格的时间管理

所谓“掌握自己的时间”,就是最好地体验自己的工作生活。因此,无论怎样为自己设定目标,订立时间表,都应依照自己的性格来管理时间,这样让每天的工作时间才能真正构成自己生活的一部分。人们最常见C**P四型性格(即能力型Cholerio、活跃型Sanguine、完善型Melancholy、平稳型Phlegmatic),在对于时间管理时,没种性格的个体他们有着截然不同的表现。

能力型员工的时间管理

能力型的员工乐于在短时间内完成很多任务,具有合理分配时间、调节工作目标的能力,比其他性格的员工更能及时地做出决定,并以坚定的意志力和工作能力付诸实施。但是,他们总是充满时间紧迫感,对其而言,每件事都是最紧要的事,必须立刻完成,甚至因承担的事情多得无法兼顾,导致所有的计划停滞在不同阶段,最终无一完成。

华为时间管理培训指出:对于能力型员工,在时间管理中最重要的事就是确定工作的重点。他们应将重点集中于少数任务上,清楚当前要做的是“这件事”,而不是“全部事情”。一旦他们将分散的精力加以集中,并投注于重点目标上,将取得惊人的效率。

活跃型员工的时间管理

活跃型员工善于应付紧迫事件,多采取“尝试”的方式寻找正确的解决办法,来迅速地处理危机,这让他们产生兴奋感。但他们的意识里不存在时间观念,对时间缺乏完整规划,往往不能给工作任务一个已确定的实施方案,随时可能改变实施方向,不区分轻重缓急,做事往往不能善始善终。

华为时间管理培训指出:对于活跃型员工而言,时间管理的关键就是明确方向,找准目标,明确“这是我认为应该做的”,然后专心完成。活跃型员工拥有的潜力很大,如果他们制定了完善的计划,并约束自己依照计划去执行,他们将取得巨大的成功。

完善型员工的时间管理

完善型员工善于分析、研究问题,做出有条理的规划,这一特点使之在时间管理上具有明显优势。但是,他们总是担心自己的计划不够完备,为追求完美而花费过多时间进行思考和筹划,导致其缺乏行为力,工作不能尽快开展。

华为时间管理培训指出:增强行动力是弥补完善型员工性格缺陷的关键。完善型员工应该告诉自己“这是我现在要去做的”,抓住要点并快速付诸行动,不再对细节过分推敲。一旦他们获得行动力,其缜密细致的性格特点会帮助他们高效地完成任务。

平稳型员工的时间管理

平稳型员工做事有条理、重效率,寻求最简单的工作方法,以此保证任务的顺利开展。但是,他们往往过分考虑他人的需要,轻易答应他人的请求,最后任务因承诺过多而打乱了自己一贯重视的工作秩序。而在时间的安排上的缺乏主见,也使之不善于区分任务的轻重缓急。

华为时间管理培训指出:平稳型员工需要学会拒绝一些人和事,清楚自己所需要的,学会关注自身而不仅仅是外来需求,试图为他人提供合理的帮助时,以自己的工作任务顺利完成为前提。这样一来,冷静而平和的平稳型员工才能发挥其性格优势,更合理安排工作时间,更有效地完成工作。

每个人在时间管理上都具有各自的优点和缺点。而取得时间管理成功的关键,正在于在两者之间取得平衡,并扩展自己的强项,消减自己的弱点。

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