第四节 出色的自我时间规划

“磨刀不误砍柴工。Www.Pinwenba.Com 吧”谨慎的自我时间规划是创造时间的最佳方法。据统计，在制定规划时每多花一分钟，那么操作时就会节省10分钟。因此，在开始任何有建树的工任务作前，必须进行良好的自我时间规划。为实现效率最大化而规划自己和工作，在开始工作前将所有事宜安排妥当，我们才有可能发挥出自己的最佳水平，这是良好的时间管理的核心。

5步完成个人时间规划

在华为，员工们进行时间规划时，往往采取5个特定的步骤，以保证规划工作的条理性和各环节的流畅性。

步骤1：收集任务

检查一下哪些任务未被完成，将不完善的或已经确定行动方案、正在等待执行的任务统统罗列出来，记在各种事项的专用纸张或PDA上。收集工作的关键在于将一切赶出自己的大脑，毫无遗漏地记录下所有的工作任务。

在华为，很多管理者有一个习惯，就是在每件手写物品上注明日期，如交给秘书或下属的即时便条，与客户通电话后的随手记录等。这样一来，就可以用很少的时间获取极有价值的信息。

步骤2：整理任务

定期或不定期地整理任务，根据是否能够付诸行动，对任务加以区分：对于不能付诸行动的任务，进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等类型。而对可行动的任务，则考虑是否能在最短的时间内完成，如果可以，则立即行动；如果不能，则对下一步行动进行管理。

在华为，员工们整理任务时会遵循以下3个基本原则。

从最上面的一项开始处理，尽可能迅速地完成所有任务，而且不逃避对任何一件任务的处理。

一次只处理一件事情，迫使自己集中注意力作出判断。

决定开始处理任务时，立刻判定它的实质及处理方法，杜绝二次处理的时间浪费。

步骤3：管理任务清单

管理任务清单主要分为对参考资料的管理与对下一步行动的管理。其中，对参考资料的管理主要通过文档管理系统进行，而对下一步行动的管理则分为等待清单、未来清单和下一步行动清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来清单则是记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作任务及要求，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，则需要将之细化为更加具体的工作任务。

华为要求员工对下一步清单作出进一步的细化，例如，按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、仓库）分别记录任务，这些任务只有在这些地方才可以执行，且到达这些地点后，可以一目了然地知道应该执行哪些任务。

步骤4：回顾与检查

华为按周进行任务检查，员工通过每周检查来更新所有清单，并对未来一周的工作进行计划。在这一阶段中，员工们需要明确以下问题。

需要关注哪部分的工作内容？什么时候开始关注这些工作内容？

为确保整个系统持续运转，又使自己能够从事更高层次的思考和管理活动，员工需要采取什么行动？多久进行一次回顾与检查？

步骤5：开始行动

为了在安排系统和行为时取得理想的效果，员工在开始行动前会根据所处的环境、时间长度、精力情况以及重要性等因素，逐项选择清单以及清单上的事项来施行。

环境：根据环境需要来安排所有的活动，将某项任务列入清单前，先判断其处理步骤（处理这件事要不要一台电脑？一部电话？需要马上去购买吗），以把握整体进程，作出准确的决策。

时间：了解自己到底拥有多少时间。如果10分钟后必须参加一个会议，那么在这一段时间内只能选择花费10分钟就能处理任务，这与拥有几个小时所作出的选择大不相同。

精力：根据身体状况和精神状态去安排各项任务活动。当自己感到精神疲惫、体力不支时，可以考虑处理一些脑力消耗较少的任务，如将通讯资料的录入、文件夹的整理、资料的备份等。

重要性：在所有任务项目的选择中，明确哪一项任务相对最为重要，然后展开行动。

个人时间规划的6种方法

将所有的时间管理建议都囊括于表格中，将我们所需完成的任务填入表格——对很多人来说，这种时间规划技巧看似简单，但如果不能掌握有效的方法，操作起来往往不易奏效。华为在时间管理培训中，提出了这种时间规划的有效的具体操作方法。

将一天要做的任务列成清单

如果不能按照既定顺序去做事，那么个人时间管理往往不会太奏效。在华为，员工会在当天工作结束后，将第二天要完成的任务记录在纸、工作簿上或PDA等上面，形成一张任务清单。而在第二天的工作过程中，经常查阅。某些员工在距开会仅剩10分钟时，看一眼时间规划清单，利用这段时间发完电子邮件，这种有效利用时间的案例在华为极为常见。

重新安排未完成的任务

在每日清单上面划去已经完成的任务，将接下来要完成的任务做好标记。如果没完成当天设置的任务，可以选择将它们顺延至第二天，添加到第二天的工作安排清单中。但是必须弄清自己未完成任务的原因，不可养成做事拖延的习惯，因为如果经常有做不完的工作，那么每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。

华为的行政部、人力资源部通过《调查工作日报表》，为员工创造了对时间规划进行自我省察的机会。

规划好本月和下月的优先事项

良好的时间规划既要做好每天的工作规划，也要对本月和下月需要做的工作做好筹划。所以，可以在每个月末汇总本月未完成的任务，将之排入下个月的工作清单中；或者于每月月初，将上个月没有完成而本月度内必须完成的工作添加入清单中，并保证列入清单中的任务按时完成。

华为以《个人绩效承诺书》的形式，以月度、季度期限，由员工个人对工作任务完成时间进行了规划，并将承诺书内容纳入考核，也以此引起了员工对个人时间规划的足够重视。

设置时间规划的提示

如果任务清单仍无法提醒我们完成某些任务，这时我们需要采取一种特殊的方法进行记忆，并在特定时间内加以提醒，如电子日历、手机备忘录、闹铃等。为确保及时提醒，还可以采用多种方法同时提醒。

保持办公环境的整洁

其实，仅仅通过整理和规划工作间即可显著提高个人的工作效率。如果一个人的办公室一片狼藉，而他声称自己清楚所有物品的摆放位置，那么他势必耗用大量的脑力和创造力来记忆物品摆放位置，而分散了本应投入到工作中的精力。并且，如果能够将所需要的文件材料等物品分门别类地放在固定的为之，查找起来非常方便，也就节省了时间。

林锐是华为的一位科研人员，他说：“曾经我以为在杂乱无章的环境中我会更快地完成工作，并找出各种借口向领导说明‘整理’给我带来的负担和时间浪费；但是领导不为所动，坚持要我整理好，否则按照公司规定加以处罚。不过，当我‘被迫’开始整理后，我发现我的工作效率确实大大提高了，因为我再也不用单位找东西而花费那么多宝贵的时间。”

清理暂时不用的文件材料

将工作手册或必需的参考资料便于取用的抽屉中，将其他暂时不用的文档全部放进资料柜。华为要求对所有的纸质文件进行电子版本备份，并将不需要的文件集中删除，节省可用空间，提高文件查阅速度。

华为以追求效率而著称，而效率从何而来？正是源自企业对整体计划的把握。将这种效率观念落实到员工个人，就是个人对自我时间的科学规划。

基于个人性格的时间管理

所谓“掌握自己的时间”，就是最好地体验自己的工作生活。因此，无论怎样为自己设定目标，订立时间表，都应依照自己的性格来管理时间，这样让每天的工作时间才能真正构成自己生活的一部分。人们最常见C**P四型性格（即能力型Cholerio、活跃型Sanguine、完善型Melancholy、平稳型Phlegmatic），在对于时间管理时，没种性格的个体他们有着截然不同的表现。

能力型员工的时间管理

能力型的员工乐于在短时间内完成很多任务，具有合理分配时间、调节工作目标的能力，比其他性格的员工更能及时地做出决定，并以坚定的意志力和工作能力付诸实施。但是，他们总是充满时间紧迫感，对其而言，每件事都是最紧要的事，必须立刻完成，甚至因承担的事情多得无法兼顾，导致所有的计划停滞在不同阶段，最终无一完成。

华为时间管理培训指出：对于能力型员工，在时间管理中最重要的事就是确定工作的重点。他们应将重点集中于少数任务上，清楚当前要做的是“这件事”，而不是“全部事情”。一旦他们将分散的精力加以集中，并投注于重点目标上，将取得惊人的效率。

活跃型员工的时间管理

活跃型员工善于应付紧迫事件，多采取“尝试”的方式寻找正确的解决办法，来迅速地处理危机，这让他们产生兴奋感。但他们的意识里不存在时间观念，对时间缺乏完整规划，往往不能给工作任务一个已确定的实施方案，随时可能改变实施方向，不区分轻重缓急，做事往往不能善始善终。

华为时间管理培训指出：对于活跃型员工而言，时间管理的关键就是明确方向，找准目标，明确“这是我认为应该做的”，然后专心完成。活跃型员工拥有的潜力很大，如果他们制定了完善的计划，并约束自己依照计划去执行，他们将取得巨大的成功。

完善型员工的时间管理

完善型员工善于分析、研究问题，做出有条理的规划，这一特点使之在时间管理上具有明显优势。但是，他们总是担心自己的计划不够完备，为追求完美而花费过多时间进行思考和筹划，导致其缺乏行为力，工作不能尽快开展。

华为时间管理培训指出：增强行动力是弥补完善型员工性格缺陷的关键。完善型员工应该告诉自己“这是我现在要去做的”，抓住要点并快速付诸行动，不再对细节过分推敲。一旦他们获得行动力，其缜密细致的性格特点会帮助他们高效地完成任务。

平稳型员工的时间管理

平稳型员工做事有条理、重效率，寻求最简单的工作方法，以此保证任务的顺利开展。但是，他们往往过分考虑他人的需要，轻易答应他人的请求，最后任务因承诺过多而打乱了自己一贯重视的工作秩序。而在时间的安排上的缺乏主见，也使之不善于区分任务的轻重缓急。

华为时间管理培训指出：平稳型员工需要学会拒绝一些人和事，清楚自己所需要的，学会关注自身而不仅仅是外来需求，试图为他人提供合理的帮助时，以自己的工作任务顺利完成为前提。这样一来，冷静而平和的平稳型员工才能发挥其性格优势，更合理安排工作时间，更有效地完成工作。

每个人在时间管理上都具有各自的优点和缺点。而取得时间管理成功的关键，正在于在两者之间取得平衡，并扩展自己的强项，消减自己的弱点。