第五节 将隐藏的时间充入计划

每个人在实践应用上的差异关键在于对隐藏时间的开发，也就是说，如果我们能充分利用隐藏的时间，就能获得很多成果，使行为更有效率。Www.Pinwenba.Com 吧找出平时隐藏在暗处的、不被注意的时间，将之充入工作计划中，以最大限度地提高工作效率。

善用空档时间

不管一个人多么有效率，总有人或事会让他等待：也许他已经尽可能地小心规划每一项工作任务，但是却意外地错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息，平白多了一些时间可利用……而这些都是在所难免的时间空档。很多人将这部分空档时间以等待虚耗过去，其实，这部分时间也可以被纳入工作时间计划里，如能被善加利用，将为我们的生活带来很多助益。

运用空档前的准备

和很多具有时间感的人一样，华为的管理者和员工们都有这样一种习惯——计算自己完成一项工作所需的时间，以此把握自己做事的时间长度，更有效地运用空档时间。

此外，他们在外出前也会事先做些准备，例如，带文件、书籍或笔记型计算机，时刻准备利用可能突然多出的空档时间——看资料、写东西、修改报告、检查语音邮件、打电话或用录音机口述信件等。

善用不同长度的空档

在多年的管理和实践工作中，管理者和员工们灵活应用“活动空档”，甚至整理出在不同的空档里可以做的事情。一位培训师在进行华为时间管理培训时曾给出这样的示例：

如果有5分钟空档，建议你打一通电话、看一遍数据、整理笔记或写感谢函；

如果有10分钟空档，建议你整理桌子、收发电子邮件，或是整理名片；

如果有30分钟空档，则建议你看看上级下发或其他部门发来的资料或电子文件等。

利用后段空档时间

所谓“后段空档时间”，即指因某项工作在预定时刻前完成而产生的空闲时间。例如，与人交谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也会被浪费；如紧抓谈话要领，言简意赅地陈述主题，即可将预定时间节省半小时到一小时，而这段节省下来的时间，再次成为自己的时间，可自由有效地运用。

在华为，管理者为避免耽误上级、同事或下属员工的时间，往往在与人交谈前，整理好自己的思路，分出“一，二，三……”点，因而谈话时条理清晰，言辞简洁，易于理解，大大节省了双方沟通的时间。当出现实际使用时间少于计划使用时间时，管理者们会适当地将下一工作环节工作向前顺延或调配其他工作任务在这段空档时间处理。

创造时间区

拿破仑·希尔建议人们将工作组织起来，将时间分段或分区。这些时间区段是完全不受打扰，专心工作的时间。遵从这个建议来落实工作并不容易，因为对多数人而言，忙碌是一种生活方式。但是，有些人却会在短短的时间内再创造时间区。下面是华为在一次时间管理培训中给出的创造时间区的3个建议。

早到或迟退

很多高级主管会提早进办公室，是因为他们知道那时电话还不会开始响个不停、其他人尚未到达公司。此外，他们也会延长工作时间，因为公司下班后也少有电话会再打进。

在空档时间中创造时间区

在空档时间里，一个人可以更专心地思考。所以，空档时间也是一段可以被创造并有效利用的时间区。

科研人员张楠（化名）在往来于研究中心、食堂、“百草园”员工宿舍之间时发现了他的时间区。他说：“开始我认为这样的距离实在太远了，实在是浪费我的时间。可是后来我发现，当我走出研究中心时，我脑袋里似乎被风吹进了新鲜空气，我会开始了一次新的思考、论证，这种思考与我在研究中心里的思考是完全不同的。”

任正非在飞机上找到自己的时间区，他曾坦言：“每次去北京出差，3个小时左右的航程，有两个半小时我都在读书。”

一家咨询公司将人们在头等舱和经济舱中工作的效率与在普通办公室里工作效率进行对比。结果发现，在飞机里1小时不中断的工作成果相当于正常工作环境下3小时的工作成果。同样，几乎完全被损失掉的通勤时间，其实可以被转化为宝贵的时间区，如果能为保证自己在通勤时乘坐的交通工具宽敞到足以给用来办公或学习，这部分曾经被忽视的通勤时间也可以被创造为新的时间区。

为重要的一对一谈话创造时间区

假如某个事件非常重要，要事先告诉秘书，除非有紧急事件或是非尽快处理不可的事情发生，否则不接受任何“打扰”。

任正非运用这种方法已有多年，他称这种与员工之间的会谈为“固定时间谈话”。固定时间谈话让员工知道他们的重要性，不会被其他事情随意干扰或中断这段时间，而一对一的谈话也使双方沟通更深入、更有效。

逆势操作换来时间

什么是逆势操作？将逆势操作原则运用在时间管理上，就意味着当他人没有在做某事时，我们再去做这件事。经常出差的华为人在退房时大多有一个习惯——选择旅馆自动退房的方式，而坚决不再早上9点、10点时去排长龙，这种方法帮他们省下了很多等待的时间。那么，他们还会在哪些方面进行逆势操作呢？

日常工作生活方面的逆势操作

在办公室里，逆势操作者会在大多数职员外出午餐时，使用打印机或复印机。他们也不会选择在礼拜五下午支兑现支票，而会在没有人排队的时候去兑现支票。

用餐时间也是如此。善于逆势操作的员工在人潮涌入餐厅前或餐厅人较少时吃饭，因为这个时间服务人员工作相对轻松，他可以获得更周到的服务，更重要的是减少了等待的时间。

出行时间的逆势操作

逆势操作尽量将飞机班次安排在非高峰时段，如此一来，避免了因飞机在跑道上等候起飞，或在天空盘旋等候降落而耗费时间。而在购票方面，则选择在深夜订位。因为一般情况下，旅行社的24小时售票服务在深夜时，订位服务的速度特别快。

逆势操作者也尽量在非高峰时刻开车，假如其他人都是在7点30分到9点中间上班，他们会在7点赶快进办公室；或者他们迟到晚走，享有与许多早到者相同的益处。一位住在市区里的员工每天在深夜或清晨时开车往返于市区与坂田基地之间，他解释说：“因为那个时候路上不会出现堵车现象。”

上班时间的逆势操作

一位参加过华为时间管理培训的员工在工作日志中写道：“根据培训老师曾提出的建议，我提早30到60分钟上班，第一个小时里我不接听任何电话，先过滤我的工作计划表，然后在电话和突发事件开始前，找出一项我可以做完的工作。这种方法帮我偷来了不少时间。”而很多公司甚至将员工上班时间错开，发明出弹性上班的方法，对时间的把握和管理更有效了。