第二节 设定不同等级的优先权

2018-04-15 作者: 杨玉柱
第二节 设定不同等级的优先权

伯利恒钢铁公司的总裁曾向艾维李委托请教提升工作效率的方法。Www.Pinwenba.Com 吧艾维李给出这样的建议:确定各项需处理的工作任务;将其优先顺序写于纸上;根据照纸上所写的顺序,从第一件开始去执行。

总裁对于这3个建议将信将疑,但仍然按照要求将翌日所需处理的工作预想一遍,从第一到第六项排好优先顺序,然后写在一张纸上,翌日到公司照本宣科地执行。结果,他惊奇地发现:工作效率明显提高。

能将6个事项全部完成的人几乎少之又少。但如果完成了前4项工作,那么,已经完成了最重要或较重要的工作,工作效率自然得以提高。

3步建立工作优先权

确定工作优先级别,建立时间表,让精力持续专注于主要职责,这是建立工作优先权的重要方法。在华为,管理者和员工们为建立科学的工作优先权,通常遵循以下3个步骤。

有效安排计划表

清楚个人职责的现有价值后,管理者和员工们会计算团队或个人完成工作所需的时间,并为每项职责确认两个数值:

每个月花在工作上最少而有效的精力——若少于这项数值,将无法完成任何工作。

每个月花在职责上最适宜且有效的精力——这项数值可以平衡我们所耗费的精力。

在华为的一次时间管理培训中,员工张克(化名)提出一个问题:如果计划提高专业技能水平,那么如何使用适宜的时间?培训师建议他每个月最少使用5个小时。如果使用的时间太少,可能无法赶上进度。而最适合的时间是10个钟头,这足够让张克应对工作里的变化。

然后,建立最少且最适宜的精力分配法,以免将过多或过少的注意力放在一项职责上,也就限定了所需的时间,使任务执行者尽快达成目标。

合理分配精力

确定个人的职责、理想的时间和优先权后,管理者或员工会计算并分配对每一项目应耗费的注意力,使整个团队或个人专注于最重要的职责工作,并利用剩下的时间去做那些较不重要的工作。这种方法使其自主控制时间,并完成更多的工作,避免了大量的工作时间为琐事所占据的情况。

时间预算:了解优先选择的工作任务、员工个人潜力和所需的时间。然后,每个月写下的估计时间。

立即调查:根据岗位职责来分配时间,及时做出必要的、适当的调整。采取适当的分配是最好的方式,因为分配越完善,工作效率越高。

随后调整:调整事先所做的分配,最大限度地减少相对不重要的工作任务。新方法产生有效影响后,每个月将节省更多的时间。

持续的工作

拟出履行主要职责的计划后,管理者或员工即可心无旁骛地采取行动,用心处理重要的任务,因为精力的持续专注是提高效率的关键。

不间断地工作:将一星期后的任务,在日历上做出标记。这些标记代表着管理者或员工对每项职责的时间安排。待一项职责任务完成后,再接下去完成另一项职责任务。

不改动原时间表:事先确定不间断的工作时间,可帮助管理者或员工在期限截止前做好所有重要事务,并维持一个工作流程,避免工作草草收尾的情况。

评估自己的表现:定期进行自我反省,确认自己是否始终坚定不移地向一个目标迈进,并参照当前的工作方式,去核查所取得的成果是否合乎要求。为了得到更精确的结果,可以针对履行职务、及时完成工作、有效地分配精力、对新方式的满意程度以及本月成就等项目给自己打分。

用5个问题设定优先级别

任正非有句名言:“做要事而不是做急事。”他的这种工作习惯影响着身边很多人。时间管理培训师也提出了这样的建议:在工作开始前,必须先弄清什么是最重要的事,什么是最应该耗费最大精力去重点做的事。若想做到这一点,要弄清5个问题:

我需要做什么?

要分清缓急,弄清自己需要做什么。对于重要的工作任务,必须确定其是否一定要做,或一定要由自己去做。对于非做不可,但并非一定要自己亲自完成的工作任务,可以委派他人操作,自己负责监督即可。

什么工作任务最有价值?

将时间和精力集中在最有价值的工作任务上,即比别人做得更出色的工作任务上。在这方面,华为时间管理培训师建议:用帕累托定律来引导自己——用80%的时间完成能带来最高价值的任务,而用20%的时间完成其他任务,这种使用时间的方法极具战略眼光。在开始采用这种方法前,不妨问问自己:哪些工作任务最有价值?如果不能确定,可以问问周围的同事、管理者,因为所有人都知道其他人该做的最重要的工作是什么。

我的关键绩效是什么?

为了能出色地完成工作,必须实现什么目标或达成什么结果?在所有关键绩效区间中,哪一个是最重要的?取得关键绩效的任务就是应该被设置为最高优先级的任务,应该被安排在最近时间内完成。

我能胜任的最有价值的工作任务是什么?

如果某项工作只有自己才能胜任,而将之出色完成后将带来巨大价值,那么,这项工作是什么?确定这项工作任务后,立即采取行动出色完成,这将给员工的业绩、事业带来巨大价值。

现在,如何使用时间最有价值?

这是时间管理的关键问题。“现在”代表了时间限定,它要求员工在工作前综合考虑现在执行工作的条件、自身现在的执行能力以及现在承担的任务总量等因素,来合理安排现在的时间使用计划,并通过正确的时间管理技能的掌握,来确保时间管理的高效性。

弄清上述5个问题后,再为即将面对的工作任务作出优先级判定,员工们便会很快地确定任务主次,以最有效率的工作方法去取得更多的收获。

设立个人优先级

为目标和任务设立优先级,是提高个人效率的关键。但人们奋力完成的往往是根本不需要做的工作。为避免新员工始终纠缠于繁杂事务的处理,华为在时间管理培训过程中着力向新员工强调:先完成你最需要完成的工作。以下是4种已经被华为证实有效的、为工作任务设立优先级的技巧。

衡量自己完成工作的能力

管理者或员工们首先要问问自己:我有什么特长、能力?我过去所做的工作中哪些做得最出色?截至到目前,什么技能使我在工作中获得了成功?哪些工作任务别人很难解决,但我可以做得又快又好?

然后,将问题的答案写在纸上,为工作制定计划、确定截止日期。这样一来就明确了自己的潜在能力,只要每天为实现这一目标而努力即可。

分析工作任务的优先级别

根据任务带来的价值和时间损耗情况,由管理者或员工个人定期对工作任务实施类选法。我们可以将工作任务分为3组,即“现金牛”级、“明星”级和“瘦狗”级。

“现金牛”级工作任务是指能够带来最大价值的任务,是员工最重视但无需立即或紧急关注的任务。

“明星”级工作任务需要最优秀的人员来操作,并需要大量时间来完成。

“瘦狗”级工作任务的完成不会带来什么价值,却会浪费大量的时间和精力。

关注可能带来大价值的工作任务

在设定优先级别的过程中,“现金牛”级任务代表着排名前20%的工作任务。不要认为这类工作任务的成功完成是理所当然的事,管理者和员工们只有尽力提升个人能力,并不断改善工作中的不足之处,才能通过工作任务来创造巨大价值。

如果花费足够的时间和足够的关注就可能创造巨大价值,那么这类工作任务就是具有潜力的“明星”,是未来的“现金牛”。这类任务具有较高的优先级别,应优先处理。

无论投入多少时间和精力都无法获得价值的工作任务,属于员工工作的“滞后事项”,对于这类工作,应果断地予以放弃。

抛开琐事,专心工作

在设定优先级别过程中,必须抵制处理琐事的诱惑。不要从清单任务的最底层开始着手,试图依次向上完成顶部的重要任务,这种方式易使自己受困于优先级较低的任务。

很多人常常遵循最小阻力定律,从琐事做起,认为以后再处理重大任务会更快捷。但是事实上工作的时间越长,琐事似乎越多,待面对最有价值的工作任务时,已无力应对。对此,华为时间管理培训师提出建议:从最重要的工作任务开始做起。

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