伯利恒钢铁公司的总裁曾向艾维李委托请教提升工作效率的方法。Www.Pinwenba.Com 吧艾维李给出这样的建议：确定各项需处理的工作任务；将其优先顺序写于纸上；根据照纸上所写的顺序，从第一件开始去执行。
总裁对于这3个建议将信将疑，但仍然按照要求将翌日所需处理的工作预想一遍，从第一到第六项排好优先顺序，然后写在一张纸上，翌日到公司照本宣科地执行。结果，他惊奇地发现：工作效率明显提高。
能将6个事项全部完成的人几乎少之又少。但如果完成了前4项工作，那么，已经完成了最重要或较重要的工作，工作效率自然得以提高。
3步建立工作优先权
确定工作优先级别，建立时间表，让精力持续专注于主要职责，这是建立工作优先权的重要方法。在华为，管理者和员工们为建立科学的工作优先权，通常遵循以下3个步骤。
有效安排计划表
清楚个人职责的现有价值后，管理者和员工们会计算团队或个人完成工作所需的时间，并为每项职责确认两个数值：
每个月花在工作上最少而有效的精力——若少于这项数值，将无法完成任何工作。
每个月花在职责上最适宜且有效的精力——这项数值可以平衡我们所耗费的精力。
在华为的一次时间管理培训中，员工张克（化名）提出一个问题：如果计划提高专业技能水平，那么如何使用适宜的时间？培训师建议他每个月最少使用5个小时。如果使用的时间太少，可能无法赶上进度。而最适合的时间是10个钟头，这足够让张克应对工作里的变化。
然后，建立最少且最适宜的精力分配法，以免将过多或过少的注意力放在一项职责上，也就限定了所需的时间，使任务执行者尽快达成目标。
合理分配精力
确定个人的职责、理想的时间和优先权后，管理者或员工会计算并分配对每一项目应耗费的注意力，使整个团队或个人专注于最重要的职责工作，并利用剩下的时间去做那些较不重要的工作。这种方法使其自主控制时间，并完成更多的工作，避免了大量的工作时间为琐事所占据的情况。
时间预算：了解优先选择的工作任务、员工个人潜力和所需的时间。然后，每个月写下的估计时间。
立即调查：根据岗位职责来分配时间，及时做出必要的、适当的调整。采取适当的分配是最好的方式，因为分配越完善，工作效率越高。
随后调整：调整事先所做的分配，最大限度地减少相对不重要的工作任务。新方法产生有效影响后，每个月将节省更多的时间。
持续的工作
拟出履行主要职责的计划后，管理者或员工即可心无旁骛地采取行动，用心处理重要的任务，因为精力的持续专注是提高效率的关键。
不间断地工作：将一星期后的任务，在日历上做出标记。这些标记代表着管理者或员工对每项职责的时间安排。待一项职责任务完成后，再接下去完成另一项职责任务。
不改动原时间表：事先确定不间断的工作时间，可帮助管理者或员工在期限截止前做好所有重要事务，并维持一个工作流程，避免工作草草收尾的情况。
评估自己的表现：定期进行自我反省，确认自己是否始终坚定不移地向一个目标迈进，并参照当前的工作方式，去核查所取得的成果是否合乎要求。为了得到更精确的结果，可以针对履行职务、及时完成工作、有效地分配精力、对新方式的满意程度以及本月成就等项目给自己打分。
用5个问题设定优先级别
任正非有句名言：“做要事而不是做急事。”他的这种工作习惯影响着身边很多人。时间管理培训师也提出了这样的建议：在工作开始前，必须先弄清什么是最重要的事，什么是最应该耗费最大精力去重点做的事。若想做到这一点，要弄清5个问题：
我需要做什么？
要分清缓急，弄清自己需要做什么。对于重要的工作任务，必须确定其是否一定要做，或一定要由自己去做。对于非做不可，但并非一定要自己亲自完成的工作任务，可以委派他人操作，自己负责监督即可。
什么工作任务最有价值？
将时间和精力集中在最有价值的工作任务上，即比别人做得更出色的工作任务上。在这方面，华为时间管理培训师建议：用帕累托定律来引导自己——用80%的时间完成能带来最高价值的任务，而用20%的时间完成其他任务，这种使用时间的方法极具战略眼光。在开始采用这种方法前，不妨问问自己：哪些工作任务最有价值？如果不能确定，可以问问周围的同事、管理者，因为所有人都知道其他人该做的最重要的工作是什么。
我的关键绩效是什么？
为了能出色地完成工作，必须实现什么目标或达成什么结果？在所有关键绩效区间中，哪一个是最重要的？取得关键绩效的任务就是应该被设置为最高优先级的任务，应该被安排在最近时间内完成。
我能胜任的最有价值的工作任务是什么？
如果某项工作只有自己才能胜任，而将之出色完成后将带来巨大价值，那么，这项工作是什么？确定这项工作任务后，立即采取行动出色完成，这将给员工的业绩、事业带来巨大价值。
现在，如何使用时间最有价值？
这是时间管理的关键问题。“现在”代表了时间限定，它要求员工在工作前综合考虑现在执行工作的条件、自身现在的执行能力以及现在承担的任务总量等因素，来合理安排现在的时间使用计划，并通过正确的时间管理技能的掌握，来确保时间管理的高效性。
弄清上述5个问题后，再为即将面对的工作任务作出优先级判定，员工们便会很快地确定任务主次，以最有效率的工作方法去取得更多的收获。
设立个人优先级
为目标和任务设立优先级，是提高个人效率的关键。但人们奋力完成的往往是根本不需要做的工作。为避免新员工始终纠缠于繁杂事务的处理，华为在时间管理培训过程中着力向新员工强调：先完成你最需要完成的工作。以下是4种已经被华为证实有效的、为工作任务设立优先级的技巧。
衡量自己完成工作的能力
管理者或员工们首先要问问自己：我有什么特长、能力？我过去所做的工作中哪些做得最出色？截至到目前，什么技能使我在工作中获得了成功？哪些工作任务别人很难解决，但我可以做得又快又好？
然后，将问题的答案写在纸上，为工作制定计划、确定截止日期。这样一来就明确了自己的潜在能力，只要每天为实现这一目标而努力即可。
分析工作任务的优先级别
根据任务带来的价值和时间损耗情况，由管理者或员工个人定期对工作任务实施类选法。我们可以将工作任务分为3组，即“现金牛”级、“明星”级和“瘦狗”级。
“现金牛”级工作任务是指能够带来最大价值的任务，是员工最重视但无需立即或紧急关注的任务。
“明星”级工作任务需要最优秀的人员来操作，并需要大量时间来完成。
“瘦狗”级工作任务的完成不会带来什么价值，却会浪费大量的时间和精力。
关注可能带来大价值的工作任务
在设定优先级别的过程中，“现金牛”级任务代表着排名前20%的工作任务。不要认为这类工作任务的成功完成是理所当然的事，管理者和员工们只有尽力提升个人能力，并不断改善工作中的不足之处，才能通过工作任务来创造巨大价值。
如果花费足够的时间和足够的关注就可能创造巨大价值，那么这类工作任务就是具有潜力的“明星”，是未来的“现金牛”。这类任务具有较高的优先级别，应优先处理。
无论投入多少时间和精力都无法获得价值的工作任务，属于员工工作的“滞后事项”，对于这类工作，应果断地予以放弃。
抛开琐事，专心工作
在设定优先级别过程中，必须抵制处理琐事的诱惑。不要从清单任务的最底层开始着手，试图依次向上完成顶部的重要任务，这种方式易使自己受困于优先级较低的任务。
很多人常常遵循最小阻力定律，从琐事做起，认为以后再处理重大任务会更快捷。但是事实上工作的时间越长，琐事似乎越多，待面对最有价值的工作任务时，已无力应对。对此，华为时间管理培训师提出建议：从最重要的工作任务开始做起。
Copyright 2021 乐阅读www.27k.net