第四节 “做正确的事”与“正确地做事”

2018-04-15 作者: 杨玉柱
第四节 “做正确的事”与“正确地做事”

管理大师彼得德鲁克指出:“效率是‘以正确的方式做事’,而效能则是‘做正确的事’。Www.Pinwenba.Com 吧”因为效率和效能具有不相同的重要性,所以,效率和效能不可偏废。每一个人都希望同时提高效率和效能,但是当效率与效能无法兼得时,首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。

看清正确的事

“正确地做事”与“做正确的事”有着本质的区别。“正确地做事”必须建立在“做正确的事”的基础上,如果不能以“做正确的事”为方向,“正确地做事”将变得毫无意义。只有“做正确的事”,然后才能做到“正确地做事”。

在企业中,如果一位员工在生产线上按照要求生产产品,其质量、操作行为都达到了标准,那么,他是在“正确地做事”。但是如果产品没有用户,那么员工就不是在“做正确的事”。此时无论他所采取的做事方式、方法多么正确,结果都是徒劳无益的。

正确地做事,更要做正确的事,这是提高工作效率和效能的重要有效方法。无论何时何地,“做正确的事”远比“正确地做事”重要——“做正确的事”是由战略决定,“正确地做事”则关乎执行方式。只要做的是正确的事,即使执行中存在某些偏差,其结果也不会致命;但如果做的是错误的事,即使执行得多么完美无缺,其结果也必然带来损失。

那么,如何看清哪些工作才是“正确的事”呢?

主动界定自己的职责

公司里的工作任务不可能由一个部门独立完成,而必须依赖不同部门之间的沟通协作。所以,员工要主动界定自己的职责,明确自己的职责范围。

某信息采集人员利用网络数据库录入客户或员工的档案信息,技术部门为之开设了足够的权限,但是由于信息采集人员不善使用,并且与录入人员沟通也不顺畅,认为开放的权限范围狭窄,要求技术部开放整个服务器的权限。这样一来,这位信息采集人员不但加大了自己的任务量,而且还会影响其他部门的工作,以及信息化工作的大局。

要避免上述问题的发生,该部门的负责人必须注意与其他部门、员工的沟通,了解各自的职责范围。若自己的职责是业务销售,那么他去做数据平台的录入工作,极易引发不必要的麻烦。所以,一个好的管理者,必然是沟通协作能力很强。而一个高效的员工,也必然懂得如何与他人合作。

实际上,一些矛盾和问题的产生,大多由于员工不清楚自己的岗位职责,未深入分析自己的任务。在日常工作中,他们总是被动地听从管理者安排,一接到任务就不假思索地迅速投入,这种情况在新员工中表现得尤为突出。由于对工作缺乏主动掌控的意识,而导致行为与目标偏差。因此,首先将自己的责任界定清楚,这等于问题已解决一半。

看清自己的方向

在华为,员工们的工作目标是在更大的范围内解决更多的问题,在更大的空间和时间里产生更大的影响,这就要求他们具备异乎寻常的知识、技能、胸襟和魄力。

树立远大的目标易发掘个人潜能:以行路为例,如果目标为10公里路程,那么走到七八公里处人便会因松懈而感到疲劳;但如果目标是走20公里,那么在七八公里处时正是斗志昂扬的时候。为什么同样都是走七八公里,感觉却截然不同?因为所定的目标愈高远,个人产生的进步愈大。

远大的目标下人才更有远见:没有远见的人只能看到眼前的东西,而有远见的人则能看到别人看不见的事物,做到别人做不到的事情。

华为要求员工根据**ART目标管理法则,直接参与到工作目标的制定过程中,使个人目标与组织目标达成认识一致,既有由上到下的工作目标协调,又有员工自下而上的工作目标的参与。

让时间投资收益最大化

先列出一个时间投资的价值和回报率清单,如果清单上有10项任务要完成,而其中的2项任务将比其他所有任务加起来的价值还要多,那么,两项任务中每项任务的价值约为所有任务平均价值的5倍。换言之,每项任务给带来的时间投资收益都相当于清单上其他8项价值较低的任务的5倍。如果能集中精力完成这2项任务,那么所投入的时间就将获得最高的回报。

从不同优先级的任务中获得最佳时间投资收益

处理具有最高优先级别的任务时,任务执行者将从工作任务中获得最多的成果。除此之外,做任何工作任务相对而言都是一种时间的浪费。

一位华为生产部的普通员工说:“当我全力完成一项具有最高优先级别的任务时,我从任务的完成过程中感受到了强烈的激情、自尊和满足感。”

他的感受从另一方面告诉我们:在处理优先级别较低的任务时,不管我们投入多少时间,所感受到满足或快乐感略低。当一天的工作结束后,我们将十分疲惫且压力重重,备受折磨和打击。在这种状态下,时间投资往往较大,而收益相比较之下就显得不够丰厚。

所以,要想最佳的时间投资收益,应尽可能将大部分时间用于优先级较高的工作任务,减少耗费在低优先级工作任务上的时间。

从操作者身上获得最佳时间投资收益

不同的任务执行者所具有的技能水平、特长、潜质皆不同,其做事的效率、产生的效能也截然不同。除去外在因素,一位业务熟悉的员工与一位业务新手相比较,前者在单位时间内取得的效益远远大于后者,也就是说,前者取得更多的时间投资收益。

基于此,在华为,管理者在安排重要工作任务时,往往尽量选择技能娴熟的员工;而对业务不娴熟者则给予更多练习的机会,使之尽快提升业务水平,以此在时间管理上获得更大收益。

花时间思考正确做事的方法

对于管理者来说,“正确地做事”强调的是“正确”二字,那么如何才算是“正确”地做事呢?

设定工作的优先级别

首先,根据工作任务的目标要求,了解任务的轻重缓急,准确划分优先工作事项或滞后工作事项。然后,制定周密的任务执行计划,根据优先级的确定,优先规划优先级较高的工作任务。接下来,依次分解每个步骤,循序渐进地完成每一个环节。最后,合理分配人力,降低任务执行难度。这种对工作优先级别的思考并设定,是正确做事的前提和准备。

选择最高价值的时间使用方法

最搞价值的使用方法源自对以往工作经验的总结和归纳。不过,要注意的是,有时同一件工作做得太久,会养成习惯。当环境发生变化时,行为者往往不易察觉,更不肯承认变化的存在、不愿改变;而仍按照习惯使用时间。其实,警觉地面对现实、机智地改变行为方向,才能正确地做事情。

专注地处理工作任务

行政人员张楠(化名)刚进入华为时,工作业绩一般,经常出现工作秩序混乱的状况,一会儿执行这项工作任务,一会儿想起另一项工作任务或管理者安排了一件新任务,又马上去做另一项任务。虽然他一整天都在马不停蹄地工作,却没有几项工作任务被完全处理好。这样一来,绩效考核自然是一塌糊涂。于是,张楠不得不暂时放下将手中的所有工作,认真思考出现这种状况的原因。最后,他给自己开出了一个药方——集中精力做一件事。

实践证明,他的这个药方真的开对了。当他集中精力处理具有最高优先级别的工作时,工作效率得到立竿见影的提高。

关闭